日報をつける目的

「日報を新たに始めよう」「日報を見直そう」と思われている皆様は、その先にどのようなことを実現したいと考えていますか？nanotyが考える「日報をつける目的」は、大きく以下の3つです。皆様も、当てはまる項目はありますか？

日報をつける3大目的

　・各社員の業務・ナレッジの見える化（誰が・いつどのくらい・どのような業務をしているか）による業務改善
　・各社員の日々の行動や考え方が見えることによる適切なフォローと適正な人事評価
　・日々の振り返りの機会を通した社員の自己成長

こうした目的の達成のために日報管理を行っていることを、管理者は常に意識していかなければなりません。

日報管理がうまくいかない要因

しかし、目的が定まっていても「日報管理がうまくいかない」とお困りのお客様の声を、nanotyはこれまで多く聞いてきました。日報管理がうまくいかない大きな要因は以下の3点です。

日報管理の問題

　・報告内容がバラバラで、過去の日報をすぐに探すことができない
　・日報の集計に時間がかかる上、現場の動きも見えず、日報を業務改善に活かせていない
　・日報が続かない または 日報が形骸化している

目的を達成しようにも、その手前の日報管理の壁にぶつかってしまうことは、なんとか避けたいものです。しかし、「日報」というものは、社員一人ひとりが関わるため、管理が大変になってしまうことはよくあることなのです。nanotyは、そうした日報管理の問題を取り除き、本来の目的達成・課題解決のためにご利用いただける日報ツールです。

的確な日報管理は、部下の成長やコミュニケーション不足の解消につながり、マネジメント効果を上げるメリットがあります。仕事の進捗状況を細かくチェックし、円滑なPDCAサイクルを回すことでチーム全体のパフォーマンス向上にも役立ちます。

日報管理で必要なこと

そうした日報管理の問題を踏まえて、日報管理で必要なことについてもご紹介します。日報のメリットを最大限活かすためには、管理者が日報を正しく管理し、部下とのやり取りを円滑に行わなければなりません。

日報の項目の統一

社員一人一人の成長やチームの団結力を促して、会社の売り上げに貢献するために、必要となる項目や情報を洗い出し、自分の管理領域内で統一する必要があります。項目を統一することで、一目見ただけで内容をきちんと把握できる、質の良い日報が出来上がります。

また、日報の項目を統一すると、部下ひとりひとりの個性が見えやすくなるため、マネジメントにもプラスに働きます。項目が統一されていることで、社員同士がお互いの日報を確認、刺激を受けて成長につながるなど、副次的な効果も得られるかもしれません。

管理者は自分が内容を把握しやすいよう、項目内容を取捨選択し、日報用のフォーマットを作っておきましょう。

日報へのコメント・フィードバック（部下のマネジメント）

提出された日報に対しての、コメントやフィードバックも日報管理業務の一つです。日報は進捗管理だけでなく、部下の努力や頑張りを評価してあげるマネジメントツールでもあります。

一人一人の状況やメンタル面をしっかりと把握し、適切にフォロー・アドバイスしてあげることが部下の成長への第一歩。

コメントはできるだけポジティブな内容にしますが、もちろん褒めるだけでなく、誤りがあれば軌道修正するよう促してあげることも大切です。

情報の分析と全体計画の立案・修正

日報で得られた情報を集計・分析し、全体的な戦略の立案や修正を行うことも重要な業務内容の一つです。

分析結果をもとに、「組織としてどう活かすべきか」「適切な運用体制はどうすべきなのか」という解決策まで検討します。日報による円滑なPDCAサイクルの実施は、会社の営業改善へも役立てることができます。

データをまとめて人事評価に活用する

日報から得られた情報を集計し、人事評価に活かすのも日報管理業務に含まれます。
このとき、個々への好き嫌いなど主観を含んだ評価にならないよう注意が必要です。部下からの不満や不信感が生じないよう、実際の行動や実績など具体的な事実に基づいた評価をしましょう。

日報を効率的に人事評価へと活用するためには、月に1度または2ヶ月に1度を目処に日報を振り返り、評価への重要ポイントをまとめておくことが重要です。また、集計業務に大きな工数を割かないよう、集計しやすいシステムを導入する必要もあります。

書きやすく提出しやすい環境の整備

日報を作成しやすいよう、テンプレートやツールを導入することも日報管理の大きな役割です。

たとえば、以下のような環境を整備すると、部下が日報を書きやすくなるでしょう。

　・外出時でも提出可能
　・各業務完了ごと更新できる
　・音声入力可能

部下に毎日日報を提出してもらうためには「日報はめんどくさい」というマイナスイメージを取り除いてあげることが重要です。決まったフォーマット、便利なツールがあれば、格段に書きやすくなり、部下のモチベーション低下も防げます。

こうした必要な日報管理がnanoty（ナノティ）だからできる理由を以下にご紹介します。

クラウド日報システム「nanoty（ナノティ）」とは？

動画で見る！クラウド日報システム「nanoty（ナノティ）」

共有型日報のしくみ

nanoty（ナノティ）は、業務改善・生産性向上と社員のコミュニケーション活性化を主目的とし、社員一人ひとりの日報を共有する「クラウド日報システム」です。

2005年4月よりサービスをスタートし、17年の運用実績があり、これまでお客様それぞれの課題を日報の切口から解決。これまでに2,000社以上のお客様に、デジタルシフトによる日報の効果を実感していただいています。

社内SNSのように、業務日報を社員同士で共有し、日報を起点としてコミュニケーションを取り合えるしくみを持っています。

社員同士のコミュニケーションを促進し、知識やノウハウを保存・共有することで、業務の効率化や新人育成、課題解決などをサポートします。

業務内容別に作業時間の集計も取れるため、活動量の数値化や作業時間の見える化による生産性向上、残業削減効果などにも役立てることができます。

それぞれの立場で様々な変化が生まれてきます。

• 経営層

  社員が登録した日報から、自社の作業分析ができ、改善策や今後の戦略を練ることができます。

• 管理職

  的確な指示が出せるため、マネージャーとしてのスキルや信頼を手に入れることができます。

• 社員

  上司から的確な指示が来るため、後戻りの工程や作業が少なくなり残業時間の低下につながります。

日報のデジタル化と共有型のしくみで日報効果を最大化しましょう

シンプルな見た目と操作性で直感的に始められる日報

• 日報の共有

  上司との一方通行の日報では、隣にいる同僚が何の仕事をしているかも把握できませんでした。nanotyでは社内全体で日報を共有できるようにします。過去の日報検索も簡単に行えます。

• シンプルな登録画面

  1日の所感をまとめる「総括」と、何時から何時までどの業務を行ったか登録する「明細」の2種類の登録のみとなります。テンプレートを利用すれば、報告内容を統一することができます。登録はパソコンだけでなく、スマートフォンやタブレット端末からも行えます。

• データ添付とプレビュー

  日報にWord,Excel,PDFデータを添付することができます。WordやExcelは、専用のプレビュー画面から確認することもできるため、アプリケーションが入っていないタブレット端末からでも確認することができます。

日報へのリアクション＆社内の情報共有で社内コミュニケーション活性化

日報に「いいね！」やコメントで簡単にフィードバックができる

閲覧者の情報も表示
自分の日報を見た社員の顔が一覧で表示されます。また、いいね！やがんばれ！ボタンも用意されているため、他の社員が自分の日報でそれぞれのボタンをクリックすると、顔の横にアイコンも表示されるようになります。
※「いいね！」や「がんばれ！」は別の名称に変えることができます。

モチベーションを高めるコメント
nanotyでは社員の日報にコメントができます。喜びを共有しているときには称賛のコメントを、悩みやトラブルを抱えている場合にはアドバイスなど、社員全員で日報にリアクションを残すことができます。

社内の情報共有にはコミュニティ機能

• コミュニティを見れば済む

  コミュニティに会議の議事録や、社内のマニュアル、お客様からのクレームとその対応、お客様からの喜びの声など、様々な情報を共有することができます。過去の情報もしっかりと保管し、追うことも可能となります。

• 閲覧権限

  プロジェクトや担当案件の情報などを、特定の社員だけで共有することもできます。
  部署の異なるメンバーを招集し、この中でディスカッションすることも可能となります。

• 会社の大きな財産

  コミュニティには様々な情報が共有されます。それぞれの活動記録が日々蓄積され、その情報が会社にとって大きな価値のある財産として残すことができるようになります。

感謝の気持ちを社内で共有　サンクスポイント

サポート機能

• タスク管理

  自分のタスク管理と社員へタスクの依頼が可能。タスクで対応した内容は日報に表示も可能。

• Google連携

  Googleカレンダーと日報明細を連携させ、入力の負担を軽減。スケジュールから1日の動きを登録。

• 【オプション】スケジュール機能

  他の社員のスケジュールと並べて確認や全社員で予定の共有が可能です。

安心のセキュリティ

マイクロソフト社のクラウドサーバー「Azure」とAmazon社のクラウドサーバー「AWS」を利用しています。

これらのクラウドサーバーは、最高レベルのセキュリティ要件を満たしており、世界各地の企業や政府機関で使われています。世界的に信頼されている環境にて、みなさまの大切なデータをお守りします。

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