はじめに

天使園子どもの家（静岡県浜松市）は、保育園を開園してから60年以上、地域の保育に携わってきました。園名には、卒園した子どもにとっても保護者にとっても、もうひとつの「おうち」でありたいという願いが込められています。

今回は天使園こどもの家の先生たちに、nanoty導入前の課題・導入後の変化についてお話を伺いました。

紙や口頭に限界を感じた情報共有。現場で起きていた3つの課題

【課題1】紙回覧による遅延・見落とし

事故報告やヒヤリハットなどを回覧で回していたため、緊急性が求められる情報でも数日を要してしまい、迅速な共有が困難。
研修案内がきても、担当者に戻るまで時間がかかったり、締切後に案内が見つかるなどの抜け漏れが発生。

【課題2】口頭伝達・書類配布の限界

主任が各クラスを回って口頭伝達する場合もあるが、共有事項が多く時間の確保や負担が大きい。
各クラスに配布される他クラスの「クラスだより」も、職員が読む時間を十分に確保できず形骸化。

【課題3】プライベートのチャットツールによるセキュリティ不安

連絡用のグループラインを活用していたがプライベートツールであるため、情報漏洩リスクに不安。

nanotyを選んだ理由とは

このような背景から困っていたところ、静岡県で行っている働きやすい保育の環境向上事業で訪問支援してもらったのが大きかったです。
いろいろ相談に乗っていただく中で、ピタッとくるものがあったという感じでした。

【成果1】園内のあらゆる情報を一元化、迅速で確実な共有を実現

これまで回覧や口頭など分散していた情報を、nanotyで一元管理できるようになりました。
事故報告や研修案内、会議録といった業務連絡に加え、クラスだより、アレルギー児や離乳食の進捗状況、保護者向けのお便りの内容、職員の勤務体制、福利厚生に関する情報まで、幅広い内容をまとめて共有しています。
回覧や口頭連絡に頼っていた頃と比べ、短時間で職員へ周知できるようになり、「誰に伝わっているのか分からない」という不安も軽減されました。

また、nanotyに情報があがっていると自分のタイミングで確認ができるため、情報に目を通しやすくなり、自ら研修参加への意思表示をするなど、前向きな姿勢がみられるようになりました。

【成果2】写真とファイルで明確な伝達。安全管理と業務負荷を同時に改善

nanotyは文章だけでなく、写真やExcel・Wordなどのファイルを添付して共有できる点も大きな効果を発揮しています。

遊具の破損箇所や使用禁止エリアなどは写真で可視化できるため、口頭説明に比べて正確性が高まり、全職員が同じ認識を持つことが可能になりました。
その結果、安全対策や伝達ミスの防止にもつながっています。

さらに、主任が何度も説明する必要がなくなり、伝える側・受け取る側双方の負担も軽減されました。

【成果3】自発的な発信が広がり、全職員が参加する文化へ

正職員だけでなく、パート職員、給食スタッフ、用務員まで、nanotyを利用しています。
PCやスマホなどそれぞれの環境から各自のアカウントでログインできるため、立場や勤務形態に関わらず同じ情報にアクセスできるようになりました。

導入当初は記事投稿のタイミングに関して様々な意見もありましたが、使用していくうちに自然と流れができて「この情報も共有したらどうか」「こうゆうのも共有できるんじゃないか」といった提案が職員側から出るようにもなりました。
また、紙配布では読まれにくかったクラスだよりも、nanotyに切り替えたことで、他クラスの活動へ対して関心が高まったように感じます。

トップダウンで指示しなくても、自然と情報発信が活発になり、園全体で支え合うコミュニケーション文化が根付いてきました。

【今後の展開】園全体の連携をさらに強化

例えば、避難訓練の反省点が投稿されてもそこで止まりがち、気づきが十分に活かされないケースがあります。
今後は反省がきちんと生かされるように、コメント機能の活用や職員会議で深掘りするなど、学びを園全体の財産として蓄積していきたいと考えています。

また、職員の配置状況の「見える化」も行っていきたいです。
各クラスの担任は園全体の配置状況を把握しづらく、応援に入りたくてもタイミングが分からないという課題もありました。
休みや補助、ローテーション状況を共有できるようにして、手が空いた職員が自然にフォローに入れる体制を目指していきたいです。