スタッフトピックス

クラウド型日報システムのメリット・デメリット

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こんにちは。
nanotyスタッフの望月です。

twitterのデザインが6/15以降いっせいに切り替わりましたね。
大きな変化としては『丸』!これまで四角で囲まれていたボタンたちが丸や丸みを帯びたデザインに変更となりました。特にアイコンが丸型になったことで、これまで使っていたアイコンでは表示が変になってしまうと嘆きのつぶやきをされていた人もいました。現状切り替わったばかりなので、賛否両論ではありますが、クラウドサービスはデザインの変更は本当に慎重にやらないといけないな~と実感しました。nanotyもデザイン変更等を行っていますが、なるべく使い勝手の悪くならないものにしていきたいと思います。

さて、今日のトピックスは『クラウド型の日報システム』というテーマでnanotyを紹介します。

クラウド型日報システムのメリットとは?

紙やExcel、メールで日報を管理されている企業に特にお勧めしたいのが、クラウド型の日報システムです。そのメリットをいくつか例を挙げて紹介します。

①いつでもどこでも登録可能
クラウドサービスとなるため、パソコン、スマートフォン、タブレット端末などネットワークにつながった端末であれば、どこからでも日報を登録できます。会社に戻る必要がないため、移動時間や交通費、はたまた残業時間を抑えることができるようになります。

②いつでもどこでも閲覧・指示を出すことができる
登録同様、閲覧もどこからでもできるようになります。出張の多い経営層や管理職の社員は、紙やExcelデータを常に持ち歩くことはできませんが、クラウド型の日報サービスであれば、外出先からも日報を確認できるようになります。また、それぞれの社員の日報にはコメントを書くことができるため、指示も簡単に出すことができます。

③日報を社内で共有できる
これまで他の社員の日報を共有したことはありましたでしょうか?
多くの企業では部下の日報を上司が確認をするスタイルをとられていたかと思います。これではそれぞれの社員がどんな仕事をしているのか知っているのは上司だけとなります。それではダメなのか?と思う人もいるかもしれません。決してダメではありませんが、それぞれの社員が持っている知識や情報が他の社員に共有することができません。現在、人手不足が大きな課題となっていますが、企業ではより生産性の向上や業務の効率化が求められます。人材育成も同様です。他の社員が経験したことを、社員全員に共有できることで、それぞれの社員にノウハウとして頭に蓄積させることができるようになります。

④情報がデータベースに蓄積されるので分析がしやすくなる
日々蓄積される日報を分析する機会はなかなかありません。次の日には新しい日報が作られますので、過去の日報はなかなか振り替える機会がありません。しかし日々蓄積された日報情報には企業、社員の働き方が細かく記録として残されています。その記録から働き方を分析し、今後の改善につなげていくことができます。nanotyでは集計機能が用意されており、様々な条件から時間の集計を取ることができます。

デメリットはある?

①ITリテラシーによる格差が生じる
クラウドサービスとなるため、年配の社員が多い企業ではなかなか導入に踏み切れないこともあります。※ただITの導入が進んでいる企業と進んでいない企業では明らかに生産性に差が出ています。 企業の継続も考えると、この理由はもう通用しなくなってきています。

クラウド型の様々なサービスがリリースされている昨今、毎日の義務付けられた業務である『日報』のクラウド化を検討してみてはいかがでしょうか。

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ぜひこの機会に、nanotyの日報機能を体験してみてください。
社内の情報共有の場としてもお役にたてるかと思います。

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