業務日誌の内容や書き方は仕事によって違います。また 形式や提出方法、記入する頻度も職場ごとに違うでしょう。業務日誌を書くときには、そもそも何のための業務日誌なのかから考えてみましょう。業務日誌の目的を知ることで、内容の方向性やモチベーションも変わってきます。自分の成長に役立つ業務日誌の書き方をまとめました。
業務日誌とは
業務日誌は毎日の仕事の関わる報告書です。職場によって呼び方が違う場合もありますが、業務日誌には、その日の仕事の内容や行動を記載します。ただし、日々の出来事の記録だけでは、ただの個人の日記になってしまいます。
業務日誌を書くときは業務の内容とその成功や失敗の振り借り、さらに課題の発見や改善策の策定も必要です。その過程で得られる思考が記入者である社員の成長を助け、組織のレベルアップにつながります。
業務日誌を提出するというと、外回りがある営業職をイメージするかもしれません。しかし、事務職や技術職など、どんな業務であっても業務日誌は重要です。業務日誌を書くことで自分の行動や業務を振り返り、次の成長につなげることができます。
業務日誌を通じて上司に質問や疑問、悩みを伝えることもできるので、コミュニケーションを活発化にも役立つでしょう。
事務職の業務日誌の書き方
事務職はデスクワークがメインでなかなか仕事に変化がないから業務日誌が書きにくいと悩む人もいます。しかし、事務職は直接成果が数字で表れにくいからこそ、業務日誌でどのような業務をしているのか、どんな成果を上げているのかをアピールする必要があります。事務職の業務日誌の書き方を紹介します。
例文・テンプレート
| 【業務日誌】
・所属部門 【業務内容】 【所感】 ・見積書については担当者と事務担当者のダブルチェックをおこなっています。よりチェックしやすい、誰でもチェックできる形式に変更できないか検討しています。 【特記事項】 【明日の予定】 |
事務職の業務日誌に必要な項目
業務日誌がなかなか書けないという人は、事前に必要な項目を設定しておくようにおすすめします。あらかじめテンプレートを用意しておくと、必要な情報がわかりやすくなります。どのような項目を設定すればいいのか紹介します。
今日の業務内容
その日の業務内容は必ず業務日誌に記載します。書くときのポイントは文章でダラダラ書くよりも、箇条書きで短くまとめることです。また、慣れていないうちは、『○時～○時 報告書作成』というように時系列で記入しておくと書きやすいでしょう。
業務内容は一日の最後に思い出そうとすると時間がかかってしまいます。業務のキリが良い時に少しずつでも記載しておくと思い出す手間も省けるでしょう。
業務内容を記載するときには、どのような案件なのか、どのくらい時間をかけたのか具体的に記載します。もしも途中までしか進まなかったとしても、完成まで何%進んだのか記載すると、上司も進捗を把握しやすくなります。
所感
所感では業務に対して気が付いたところや課題を記入します。所感は感想文ではありません。良かった悪かったといった個人の感想ではなく、一歩踏み込んだ内容を記載します。業務の中で何を感じたのか、今後そんな改善策が必要かを考察して記載してください。
所感の欄は業務日誌の中でも、他の社員と差がつきやすい部分です。自分と組織の成長につながる内容を記載できるようにしましょう。
特記事項
特記事項では業務において上司に伝えておきたいことを記載します。業務に関連する報告のほか、不安や質問があれば記載してください。ついつい「特になし」で終わらせてしまいがちな欄ですが、上司とのコミュニケーションの場として使うようにおすすめします。
明日の業務
予定している業務があればそれを記載します。
業務日誌を書く際のポイント
業務日誌はコツさえ押さえておけば、簡単に書けるようになります。業務日誌を書く際のポイントを紹介します。
空いた時間でこまめにメモする
業務日誌は仕事の最後にまとめて書くのではなく、空いた時間に少しずつ進めておくようにしましょう。一日の最後に朝からの行動をさかのぼって書くのは、時間も手間もかかります。特に業務日誌が書けなくて退勤時間が遅くなっている人は、小まめにメモするクセをつけてみてください。
定量的に書くことを意識する
営業職の業務日誌であれば、契約数やアポイント数を数字で記載できます。そのため、実績や進捗を把握しやすいでしょう。
事務職の場合も可能な限り数字で定量的に記載するように心がけてください。例えば同じ企画書作成でも、どれだけの時間で何ページ作成したのか、請求書を発送したのであれば何通発送したのかを記載します。
長期的に取り組む内容であれば、全体に対する進捗率を割合や%で表現しましょう。自分の業務内容を定量的に把握することは、自分で成果や進捗を把握するためにも役立ちます。
上司が読みやすいよう構成する
業務日誌を記載するときには、読み手が読みやすい構成を意識します。具体的には見出しを付けて、短時間でも内容を把握しやすいようにしてください。記入する文章もできるだけ箇条書きか短い文章でまとめましょう。
箇条書きや短い文章を心がけることで、記入する時間を減らせるだけでなく後から見返すときにもわかりやすくなります。
自分の成長につなげる意識が大切
業務日誌は、業務命令で書かされている、義務であると感じているかもしれません。しかし、本来業務日誌は自分の成長のために使うツールです。
人間は自分がやろうとしてやることでしか、力を発揮できません。業務日誌が上手く書けない、評価が低い人は、やらされているという意識から変えてみましょう。
業務日誌アプリを活用しよう
紙の業務日誌は、職場で記入してやり取りするため効率はあまりよくありません。業務日誌をわざわざ持ち歩いたり、記入のために帰社したりと業務日誌を書くための手間が発生してしまいます。
紙の業務日誌を使っているのであれば、オンラインツールへの移行も検討してください。オンラインであれば、どこでも記入可能で共有もスピーディーです。
業務日誌を書くときの手間が少なくなれば、記載するモチベーションも上がります。業務日誌ツールのnanotyであれば、コミュニティ機能もあるので、業務日誌だけでなく社内の連絡板としても活用できます。
事務職向け業務日誌の書き方まとめ
業務日誌は社内での運用を工夫すれば、業務内容の把握からスケジュール、タスク管理、コミュニケーションまでひとつでカバーできるツールです。業務日誌を書く時間がない、どう書けばいいのかわからないというお悩みもオンラインツールで解決できることがあります。
業務日誌をオンラインで運用できるnanotyは無料体験も可能です。まずは気軽に試してみてください。
