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営業日報のテンプレートを選ぶ前に読んでおきたいこと

こんにちは。nanoty運営スタッフの鈴木です。

日報は、重要なツールだとわかっていながらも
書く内容に迷う、時間がかかる、といった理由から「面倒」に感じる人が多いです。
テンプレートを活用するという対策が思い浮かびますが、自分たち用にテンプレート化する方法もあります。
自由に書くことを考えれば、それだけでもグッと時間を減らすことができます。
書き方やポイントを参考に、自分たちの運用に合うものを考えてみましょう。

よく使われている営業日報の書き方とは

「書き方」ひとつを考えてみても、気にかける点は多々あります。
実際に、営業日報を使っている人たちはどのような書き方をしているのでしょうか。
書く内容と書き方のポイントを確認していきます。

┃書く内容

例として、以下のような項目が挙げられます。

目標

・その日の目標があることで「なんとなく」過ごすことがなくなる
・会社の方向性ともズレがないか、日々意識することができる

行動

・何時から何時に、何をしていたか、その日に取り組んだことを書く
・時間別、もしくは訪問先別で記載することが多い

結果や成果

・目標や行動をふまえてどうだったか、振り返りを行う
・上司が、フォローや評価をしやすい部分でもある

よかった点

・よかった点を見つけ、今後さらによくしていくためには?と考える
・思い当たらない場合は、学んだことでもいい

課題や改善点

・改善点を見つけ、今後どうすればうまくいくか?を考える
・改善策まで考えられると、上司もフォローしやすくなる

┃書き方のポイント

書き手と読み手、相互の視点を考えて書くことが必要です。

書く項目を設定する

・共通認識を持っておこう
どんなことを、どのように書けばいいか
読み手となる上司の報告してほしい内容、判断する際の定義など

できるだけ簡潔に書く

・読み手がいることを忘れずに
書き手のみならず、読み手も時間を使うことになる
箇条書きを用いると、わかりやすく読みやすい

定量的な記載をする

・評価の材料でもある
読み手となる上司は、あなたの日報を読んで評価する場面がくる
定量的な要素が含まれていると、評価もしやすい

営業日報は、システムを使う方がいいの?

これから日報を始めようと思ったとき、一体なにから始めればいいの?となると
無料のテンプレートからの方が、ハードルも低く手がつけやすいでしょう。
実際にやってみて、それで十分に活用できるのであれば問題ありません。
ただ「何か物足りない」「他にも見てみたい」といった場合には、選択肢の幅を広げてみるのも大事です。
そこで、エクセルなどのテンプレートと日報システム(nanoty)と使用した際のイメージを簡単に比べてみます。

┃無料テンプレートと日報システムの比較例

エクセルなどのテンプレート 日報システム(nanoty)
料金 無料 有料
情報共有 上司と部下の1対1 全社員共有
検索 ひとつひとつで探しづらい 検索機能で探しやすい
テンプレート そのまま使える テンプレート設定ができる
既読 上司の確認がわからない 既読の確認がとれる
集計 手動で集計 集計機能で時間集計

ここで伝えたいことは、どちらが “良い” “悪い” という比較なのではなく
「どちらが合っているか」という点です。
合っているというのは、自分たちの運用に合っているかということ。

社員数が5人の企業の場合
規模で考えると、エクセルでも十分に確認ができ管理できそうな気がします。
ただ、時間や場所を選ばずに記入や確認がしたいとなると
エクセルよりも、システムを選択する方がいい場合もあります。
それぞれの特徴に対して「自分たちがどんな風に運用したいのか?」を考えてみてください。

┃無料テンプレートの例

無料テンプレートから始めてみたい方は、すでにたくさんのテンプレートが存在しています。
そのまま使ってみるのもよし、参考にして自社用に作成してみるのもいいでしょう。

「営業日報」の書式テンプレート

日報・日誌―営業日報(営業日誌・営業報告書)(エクセル)

営業日報 エクセルの人気テンプレートまとめ

まとめ

「営業日報のテンプレートを選ぶ前に読んでおきたいこと」というテーマのもと
お送りしてきましたが、簡単におさらいしておきます。

◆よくある営業日報の書き方
上司が把握しフォローできるように、自分自身も振り返りができるように
そんな項目を設定してみるといい。
また、読みやすさを意識した書き方も大切にする。

◆営業日報は、システムを使う方がいいの?
エクセルなどのテンプレートを使用する以外にも
テンプレート化して使用するといった、選択肢も考えられる。
それぞれの特徴を知った上で「自分たちの運用に合ったもの」を選ぶことが大事。

自分たちのやりたいことや課題、運用に合ったものを選ぶことが
効果を生み出すための第1歩です。

nanotyちょっと気になる!そんな方は、ぜひ資料をご覧になってみてくださいね。

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