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テレワークで気が付いたエクセル日報の問題点とその解決法

テレワークを導入するにあたり、これまでエクセル(Excel)で管理してきた日報の問題点が見えてきました。

よくご相談を受けるエクセル日報の問題点として、

「部下がエクセルで書いた日報を紙に印刷して上司 → 経営者へ提出」

というものがあります。

このような、日報の報告の仕方ではテレワークにおいても、働き方改革においても多くの不都合が発生します。

問題点1:時間がかかりすぎる

まず、第一の問題点として、日報の提出にかかる時間があります。

せっかくパソコンを立ち上げて、エクセルで作った日報を印刷しますので、印刷の時間もかかりますし、印刷後にタイプミスに気が付いた場合、もう一度印刷し直す必要が出てきます。

また、せっかくデジタルな日報を作ったにも関わらず、印刷というアナログ方法を取ることで非効率さも感じます。

さらに、紙やインク、プリンターの電気代など印刷コストもかかります。

問題点2:情報鮮度

部下が日報を書いてから、印刷し、上司がチェック、その後に経営者に報告されるとなると、日報の情報鮮度がかなり落ちます。

日報ならまだ1〜3日の遅れで済みますが、週報だった場合、最悪10日間程度の情報の遅れが生じます。

これでは、部下にアドバイスをしようにも、時すでに遅し・・・となってしまいます。

問題点3:そもそも報告できない

テレワークの場合、エクセルで作った日報を印刷して上司に提出ができません。

メールで上司に送るという方法もありますが、その場合、上司は部下から大量に送られてくるメールに添付されたエクセルを自分のパソコンにダウンロードし、1つ1つ開いて確認という作業が発生します。

部下が2、3人程度だったらまだなんとかなりますが、10人以上いたら、日報の確認だけで毎日数時間かかります。

また、日別に全社員の日報をフォルダに分けて管理する必要も出てくるでしょう。データ整理も一苦労です。

クラウド型日報管理システムで日報を管理するとどうなるの?


ここまでエクセル日報の問題点を挙げてきましたが、ではどうやって解決するのがよいでしょうか?

答えはクラウド型日報管理システムの導入です。

これなら、社員全員が日報をすぐに閲覧することができ、アドバイスも自由にコメントできます。

ここからは、クラウド型日報管理システムnanoty(ナノティ)を例に、日報をクラウドで管理・運用するメリットについてご紹介します。

部下が日報を提出したら、0秒で閲覧

nanotyでは、社員が日報を投稿したタイミングで全社員に共有されます。

SNSのような気軽さで投稿ができるので、情報鮮度が高くなります。

また、何度も編集ができるため、間違えに気が付いたり、指摘されてもすぐに直すことができます。

日報には、いいね!を押したり、コメントをつけられるので、アドバイスを受けた社員はスピーディーに業務の改善ができます。

日報が共有されることで、ノウハウや成功事例を全社員で共有でき、社員の成長スピードも格段に上がります。

※日報の共有範囲は部署ごと、個人ごとに細かく設定することもできます。
※日報を編集できる期限などを設定することもできます。

日報検索で、1年前の日報も瞬時に探せる

nanotyの日報検索には、期間や部署、社員名や案件名、作業名、キーワードなど複数の条件で検索することができます。

キーワードが思い出せなくても、期間や社員名で検索すれば、欲しい情報がすぐに見つかります。

紙で印刷された日報やエクセルで作られた日報を検索するのはとても時間と根気がいる作業になります。

テレワークでも家からカンタンに日報提出

日報がクラウド上で管理されていますので、家からでも出張先からでも日報を提出することができます。

また、出張の多い上司や経営者は、移動中や出張先からも日報を確認でき、適切なタイミングで指示を出したり、アドバイスや激励を送ることができます。

商機を逃すことも、部下の悩みに気がつかずに放置してしまい、退職されてしまうということも激減することでしょう。

まとめ

エクセル日報からクラウド型の日報管理システムへ。

日報が共有されることで、多くのメリットを生みます。

ノウハウや成功事例が共有されることで、社員全員のスキルアップにつながります。

業務上の問題点や悩みを共有することで、自然とサポートに入る社員がでてきて、コミュニケーションも活発になります。

確かに、エクセルの日報なら無料でできるという魅力もあります。

ただ、エクセルの日報で管理をしていくのは本当に大変です。

日報はクラウド上に管理しスマートに運用していきましょう。

nanotyの新しい日報をお試しください。無料体験やZoomを使ったデモをご用意しています。

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