様々な企業課題を解決する軸は『日報』

✅生産性を上げるために、業務をもっと効率化する方法が知りたい
✅社内コミュニケーションを活性化させたい
✅最近、『退職したい』と言う社員が増えた
✅リスキリングが話題だが、何から始めたらよいのかわからない

経営者の皆さま、このようなお悩みをお持ちではありませんか？
さらに、売上拡大や利益向上だけでなく、社員の残業時間削減やスキルアップ、採用活動、社内コミュニケーションの活性化など、多肢にわたる課題と日々向き合っていると思います。

そうした経営者の皆さまにおすすめしたいのが『日報』です。
日報の活用は、上記の様々な企業課題を解決できることをご存じでしょうか？

「人」にフォーカスした日報の活用で、様々な課題を解決

“営業状況を見える化したい”とSFA（営業支援システム）を使用したり、“社内コミュニケーションを活性化させたい”とグループチャットツールを使用したりと、課題に合わせて専用ツールを導入している企業も多いかと思います。

注目すべき点は、企業課題は１つひとつが独立しているのではなく、相互的に作用し合っているということ。

様々な企業課題とその関連性（ピンク色は従業員・社員に関するもの）▲

上の図は様々な企業課題の一部ですが、1つの課題に対して1つの解決方法というよりも、ある課題を解決することが別の課題も解決しうるような関連性を持っています。

ピンク色の課題は「従業員・社員」に関するもの。
ここで挙げた課題だけでも、ほぼ半数が「人」に関するものであることがおわかりかと思います。

様々な企業課題と向き合っている経営者の皆さまには、「業務」にフォーカスした活動だけでなく、「人」にフォーカスした活動をおすすめします。
人材育成を絡めると中長期的な視点が必要となりますが、複雑に絡み合った企業課題を根本的に解決することにつながります。

「会社＝人（従業員・社員）」と言っても過言ではないほど、「人」の存在は会社づくりに大切なのです。

課題解決につながる日報の活用例

①業務改善

日報を読むことで、「誰が何をしているのか」毎日把握することができます。
つまり、一人ひとりの業務の見える化が進みます。

「誰がどの会社の担当なのか」「誰が何のプロジェクトに関わっているのか」を把握することができ「〇〇について取り組んでいる人／知っている人」を知ることができます。何かについて「知っている人」を知っているか・知っていないかは業務効率に大きく影響します。

例えば、あるお客様情報について１から自分で調べるよりも、既に知っている人に教えてもらう方が、断然に速く確実な情報を入手できることは明白です。

nanotyではお互いの日報をスムーズに共有▲

毎日の日報から「誰が何の仕事をしているか」を把握するだけでなく、1週間や1ヶ月など一定期間の日報を集計することでそれぞれの仕事量も把握することができます。

「どの案件に時間がかかっているのか」「プロジェクトの中でどの業務に手こずっているのか」「当初想定していた工数をオーバーしているかどうか」日報の集計によって、定量的に仕事の動きを知ることができます。そこから、素早くフォローを行ったり、必要な人員を配置し直したりと、業務の改善につながります。

nanotyの日報集計画面▲

②社内コミュニケーションの活性化

日報から、誰が何の仕事をしているのかが把握できると「〇〇について取り組んでいる人／知っている人」を知ることができる、と先にお話しました。
これは効率化だけでなく、情報を持っている人に話かけるきっかけとなったり、同じお客様で複数の案件があれば互いに情報交換や情報提供を行ったりと、社内コミュニケーションの活性化にもつながります。当人同士が把握していなくても、まわりの人が「あの人なら知っているよ」と声をかけるきっかけにもなるでしょう。

自身の業務内容を共有することで、まわりのサポートを受けやすくなり、まわりをサポートしやすくもなります。
このような良好な社内コミュニケーションが、結果として業務効率化につながります。
業務に直接関係していなくても、日報から日頃の活動プロセスを知ることで「がんばっているね」「こうしたらどう？」など、日報をきっかけに上司や同僚から声をかけられることも増えるでしょう。

③自己成長

日報を書くことで、その日の自身の業務内容を振り返ることになります。
何の仕事を何時間行ったかだけでなく、業務の中で何に失敗したか、何を工夫したか、その結果どうなり何を感じたか、なども記録することで、自身の業務経験を客観的に振り返る習慣がつきます。こうした習慣が根付くと、同じ失敗を繰り返すことがなくなり、新しい業務に対しても過去の経験を応用し、自律的に工夫して取り組むことができるようになります。

ただ毎日、目の前の仕事に取り組むだけよりも、振り返りを行うことにより自己成長につながります。
また、自身の振り返りだけでなく、日報を読んだ他者からのフィードバックを受けることは、さらなる自己成長に効果的です。

日報が蓄積されていれば、1週間や1ヶ月など中期的な視点での振り返りも可能です。
日次レベルでは短期的な視点になりがちですが、1週間や1ヶ月を振り返ることで、自身の成果や成長を認める機会にもなるでしょう。
1ヶ月前にはできなかったこと・悩んでいたことが、どのように解決できたのかなど、成長には中期的な視点が大切です。 nanotyでは1週間・1ヶ月分の日報からAIがレポートを出力する機能も搭載▲

④組織風土改善

部下や一般社員だけが日報を書くのではなく、管理職や社長も日報を書いて共有してみてください。
管理職や社長が発信する日報から、会社の方針や戦略、仕事への向き合い方などに全社員が毎日触れることになります。
日報からお互いの業務を把握し社内コミュニケーションが活性化されると、社内の雰囲気や組織風土も変わります。会社の理念が浸透し、それぞれの社員の魅力が会社の魅力となり、採用活動にも活きてくるでしょう。

まとめ

日報の活用は、様々な企業課題の解決に良好に作用し合うことをおわかりいただけたかと思います。
社員という「人」を大切にし、良いサイクルが社内を循環していく日報活用をぜひご検討ください。