バックオフィス向けの日報を検討される企業が増加
バックオフィスの業務は、フロントオフィスのサポートや企業の基盤を支える重要な役割を果たしていますが、その内容や成果が見えにくく、ブラックボックス化されてしまうことが多いのも事実です。そこで、バックオフィスを担当する社員に日報を付けさせる企業が増えてきています。
バックオフィスの日報とは、その日に行った業務や達成した目標、困ったことや改善点などをレポートとしてまとめることが多く、以下のようなメリットが生まれます。
バックオフィスが日報を付けることのメリット
①業務の振り返り
自分の業務を振り返ることで、自己評価や自己管理ができるようになります。自分が何に時間を使っているか、どんな成果を出しているか、どんな課題があるかを明確にすることで、効率的かつ効果的な業務遂行につなげることができます。
②コミュニケーションの改善
上司や同僚に自分の業務内容や状況を伝えることで、コミュニケーションやフィードバックが円滑になります。
日報を共有することで、上司は部下の業務進捗や問題点を把握しやすくなり、適切な指導や評価ができるようになります。同僚は互いの業務内容や役割分担を理解しやすくなり、協力し合ったり助け合ったりすることができるようになります。
③全社・同僚の状況把握＋最高の引継ぎ資料
会社全体の情報共有や知識管理に貢献することができます。日報には、自分の業務だけでなく、関連する他部署や外部の情報も記載することが望ましいです。そうすることで、会社全体の動向や市場の変化に対応しやすくなります。
また、日報は後から参照したり検索したりすることができるので、有益な知識やノウハウが蓄積されることになります。バックオフィスは入れ替わりの激しい部門にもなるため、日報に業務内容を登録しておくことで、いざというときの引継ぎ資料にもなります。
バックオフィスを担当する社員が日報を書くことは、ブラックボックス化されてしまう業務を改善するだけでなく、自分自身やチーム、会社全体の成長にもつながる有意義な活動となります。
日報は面倒な作業ではなく、価値あるアウトプットだと捉えて、積極的に取り組んでみましょう。
nanotyがバックオフィスの日報管理をサポート！
シンプルな操作で共有できる日報
細かな入力項目が用意された日報は複雑で、毎日登録するのが大変になってしまい長続きしません。nanotyが選ばれる理由として最も多いのが、シンプルな操作性です。誰でも簡単に利用することができるため、社内導入もスムーズです。
▲イメージのように、テンプレートを差し込むことも可能です。引継ぎに必要な情報など日報に残していくことができます。報告内容には、ファイル添付や画像挿入もできますので、基幹システムの画面キャプチャーなどを使って情報を共有することも可能です。
▲1日の業務報告も作業時間＋作業内容を選択して登録することができます。
業務時間の集計
バックオフィスではブラックボックス化しやすい日次業務や月次業務も、nanotyでは「どんな業務に」「どの社員が」「どれぐらいの時間」をかけているのか確認することができます。そのため、属人化してしまっている業務がないかなど、簡単に確認することもできるようになっています。毎日繰り返される日次業務ですが、可視化することで業務の効率化を図るポイントを見つけることもできるかもしれません。
▲nanotyの集計機能を使うことで、日報明細に登録した業務内容別に時間集計を出すことができます。
