様々な企業課題を解決する軸は日報
・「生産性を上げるために、業務をもっと効率的にする方法はないものか？」
・「社内コミュニケーションを活性化させたい」
・「最近、突然『退職したい』と言う社員が増えた」
・「リスキリングが話題だが、何から始めたらよいのかわからない」
など、お悩みをお持ちの経営者の皆様。売上拡大、利益向上だけでなく、社員の残業削減やスキルアップ、採用活動、社内コミュニケーションの活性化など、多肢にわたる課題と日々向き合っていると思います。そうした経営者の皆様におすすめしたいのが、日報です。日報の活用は、上記の様々な企業課題を網羅的に解決できることをご存じでしょうか？
「人」にフォーカスした日報の活用で様々な課題を解決
営業状況を見える化したいとSFA（営業支援システム）を使ったり、社内コミュニケーションを活性化させたいとグループチャットツールを使ったり、課題に合わせて専用ツールを導入している企業も多いかと思います。ただ、注目すべきは、企業課題は一つひとつが独立しているのではなく、相互的に作用し合っているということ。
▲様々な企業課題とその関連性（ピンク色は従業員・社員に関するもの）
上の図は、様々な企業課題の一部ですが、1つの課題に対して1つの解決方法というよりも、ある課題を解決することが別の課題も解決しうるような関連性を持っていることがおわかりいただけると思います。いくつもの課題の中でも、ピンク色は「従業員・社員」に関するものです。ここで挙げた課題だけでも、ほぼ半数が「人」に関するものであることも同時にわかります。
そのため、様々な企業課題と向き合っている中小企業の経営者の皆様には、「業務」にフォーカスした活動だけでなく、「人」にフォーカスした活動をおすすめします。人材育成を絡めると、中長期的な視点が必要にはなりますが、複雑に絡み合った企業課題を根本的に解決することにつながります。「会社＝人（従業員・社員）」と言っても過言ではない程、「人」の存在は、会社づくりに大切な部分です。
次に、「人」にフォーカスした日報を活用することで、企業課題の解決につながるいくつかの例をお話します。
様々な企業課題が解決できる日報活用
業務改善につながる日報活用
誰が何をしているのかが、日報を読むことで毎日把握することができます。つまり、一人ひとりの業務の見える化が進みます。
業務の見える化が進むと、誰がどの会社の担当者なのか、誰が何のプロジェクトに関わっているのかを把握することができ、「○○について取り組んでいる人／知っている人」を知ることができます。何かについて「知っている人」を知っているか・知っていないかは業務効率に大きく影響します。あるお客様情報について、一から自分で調べるよりも、既に知っている人に聞きに行く方が、断然に速く、確実な情報を入手できることは明白です。
▲nanotyでは各社員の日報をお互いにスムーズに共有できる
また、毎日の日報から「誰が何の仕事をしているか」を把握するだけでなく、1週間や1カ月など一定期間の日報を集計することで、それぞれの仕事量を把握することができます。誰がどの仕事に時間がかかっているのか、プロジェクトの中でもどの業務に手こずっているのか、それは当初想定していた工数をオーバーしているものなのかどうかなど、日報の集計によって、定量的に仕事の動きを知ることができます。そこから、素早くフォローを行ったり、必要な人員を配置しなおしたりと、業務の改善につながります。
▲nanotyの日報集計画面
社内コミュニケーション活性化につながる日報活用
日報を読んで、誰が何の仕事をしているのかが把握できると、「○○について知っている人」を知ることができると、先にお話しました。そうすると、効率化だけでなく、「知っている人」に話しかけやすくなったり、逆に日報から同じお客様の仕事が始まりそうな同僚のことを知り、情報提供をしに話しかけにいったりと、社内コミュニケーションの活性化にもつながります。当人同士が把握していなくても、まわりの人が「あの人なら知っているよ」と声をかけるきっかけにもなります。自身の業務内容を共有することで、まわりのサポートを受けやすくなります。良好な社内コミュニケーションが進むことで、業務効率化につながります。業務に直接関係なくても、日報から日頃のがんばりを知ることで、「がんばっているね」「こうしたらどう？」など、日報をきっかけに、上司や同僚から声をかけられることも増えるでしょう。
自己成長につながる日報活用
日報を書くことで、毎日、1日の自身の業務内容を振り返りことになります。何の仕事を何時間したかということはもちろんのこと、業務の中で何に失敗したか、何を工夫したか、その結果どうなり何を思ったかなども記録することで、自身の業務経験を客観的に振り返る習慣がつきます。こうした習慣が根付くと、同じ失敗を繰り返すことがなくなったり、さらに新しい業務に対しても過去の経験を応用し、自律的に工夫して取り組むことができたりするようになります。ただ毎日、目の前の仕事に取り組むだけよりも、振り返りを行うことで、より自己成長につながります。また、自身の振り返りだけでなく、日報を読んだ他者からフィードバックをもらうことは、さらなる自己成長に効果的です。
日報が蓄積されていれば、1週間や1カ月など、中期的な視点での振り返りも可能です。日次レベルでは短期的な視点になりがちですが、1週間や1カ月を振り返ることで、自身の成果や成長を認める機会にもつながります。1カ月前にはできなかったこと・悩んでいたことが、どのように解決できたのかなど、成長には中期的な視点が大切です。
▲nanotyでは、1週間・1カ月の日報からAIがレポートを出力。振り返りのきっかけに
組織風土改善につながる日報活用
社員が日報を書くだけでなく、社長も日報を書いて、社員に共有してみてください。そうすると、社長が発信する日報から、会社の方針や戦略、仕事への向き合い方などに、社員が毎日触れることになります。社長をはじめ、各社員の業務が日報からお互いに把握でき、社内コミュニケーションが活性化されたり、毎日の振り返りから自律的に動くことができる社員が成長していったりすると、社内の雰囲気も変わり、組織風土も変わります。会社の理念が浸透し、それぞれの社員の魅力が会社の魅力となり、採用活動にも活きてきます。
まとめ
日報の活用を通して、様々な企業課題の解決に良好に作用し合うことをおわかりいただけたと思います。社員という「人」を大切にする企業経営者の皆様こそ、良いサイクルが社内を循環していく日報活用を前向きにご検討ください。
