日報は書くために時間がかかる人も少なくありません。どのように書いてよいのかわからない、日報の書き方がわからないという人におすすめしたいのがテンプレートの活用です。今すぐ使いやすい日報テンプレートやひな型を紹介します。
【目的別】日報テンプレート（ひな形）
日報のテンプレートは業種や立場によっても違います。ここでは目的別に日報テンプレートを紹介します。日報の形式によってメリットデメリットがあるので、比較して自社に適したテンプレートを選びましょう。
基本的なテンプレート
初めに基本的な日報のテンプレートを紹介します。
新入社員や若手社員にも使いやすい形式になっているので、全体研修の報告などさまざまな用途で使うことができます。
- 今日の目標
- 今日の業務内容
- 明日の予定
- 所感・課題・学んだこと
簡単な内容ではありますが、上記のテンプレートでPDCAサイクルを回すことができます。今日の目標(PLAN)、業務内容(DO)、課題(CHECK)、改善策(ACTION)という流れを意識して記載するようにしてください。
シンプルさを重視したテンプレート
日報を書くために使える時間は企業や職階、業務内容によって違います。こちらは書く内容を最低限にした簡易的な日報のテンプレートです。
- 今日の業務内容
- 明日の予定
- 所感
書く内容は最低限ではありますが、必要な内容は押さえたテンプレートです。短時間でも記入できるので時間がない時にも使うことができるでしょう。また記入する量によっても増やすことも減らすこともできるので、個人の裁量で日報にかける手間や時間を調整しやすい点が特徴です。
在宅勤務用のテンプレート
在宅勤務をしている場合、上司は部下が仕事をしているかどうか把握しにくく、部下も上司にサボっていると思われないかと不安に感じてしまいます。在宅勤務用の日報は上司が部下の仕事時間や作業量を把握しやすいように作成します。在宅勤務者の毎日の業務報告として日報を採用している会社におすすめのテンプレートです。
在宅勤務を実施する企業は増加しています。労働時間、業務内容を把握するための方法も企業ごとに策定しなければいけません。労働時間を集計できるようにしておくと便利です。テンプレートを用意してメール添付で報告させるシステムにするか、クラウド上で使える日報作成ツールを活用するようにしましょう。
工数管理できるテンプレート
工数管理しやすいテンプレートは、工事現場や建設業でも使うことができるフォーマットです。作業量を把握しやすく工数管理しやすいテンプレートになっています。人件費の計算もしやすくなる点も大きなメリットです。必要な情報を記入していくと、かかる人件費がわかるようになっています。
必要に応じて用意する資材の項目や数、打ち合わせ事項の欄を追加します。上記のテンプレートで作業時間や工数を把握することはできますが、集計はミスしやすいため専用のソフトを使うことも検討してください。テンプレートとしてエクセルを使って計算する方法もあるでしょう。
日報テンプレートを活用するメリット
日報を書くためにわざわざテンプレートを用意する必要はないという人見るかもしれません。しかし、日報テンプレートを活用することでさまざまなメリットがあります。日報を使うことによって、どのようなメリットがあるのか紹介します。
日報作成の時間を減らせる
日報は、書くことが決まってさえいれば10分程度でも十分書き終えることが可能でしょう。日報を書くのに時間がかかってしまうのは、何を書けばいいのかと悩んでいる時間が長いからです。全くテンプレートが用意されていないと余計に書くことが絞り切れません。
テンプレートを使うことによって、まずは埋められるところから記入していくことができます。とりあえず業務内容を記入しているうちに、気付きや所感を思い出して、次第に他の欄も埋まっていきます。テンプレートを使うことで何を書こうかと悩む時間が無くなるため、日報を書くときも手を動かしやすくなるはずです。
頭の中を整理しやすい
日報を書く前の頭の中は、業務内容や感想、悩みなどがごちゃごちゃと整理されていません。日報を書くことによって情報を整理しながら記述することができます。日報の内容は項目を埋めていくことでPDCAサイクルを回せるようになっているため、記入していくうちに新しい課題や目標を見つけることもできるでしょう。
テンプレートは書くことが決まっているため、報告漏れを防ぐためにも効果的です。テンプレートを使うことで、必要な項目を報告させることができます。さらに確認する側もどこにどんな情報が記載されているのかあらかじめわかっているので、短時間でも読みやすいでしょう。仕事で忙しい時にも効率的に日報の内容を確認することが可能です。
書式・様式が統一され読みやすくなる
決まったフォーマットに書く日報はマネジメントする側にとっても大きなメリットがあります。日報には部下を正しく管理する役割もありますが、それぞれが自由に記載していると確認する側の負担が大きくなってしまいます。人によって業務内容の書き方や書いている項目が違えば、確認する側もそれぞれに合わせなければいけません。
テンプレートを使うことによってベテランから初めて日報を書く社員まで同じ様式の書類を作成できるでしょう。毎日確認するものだからこそ、テンプレートで様式を統一して読みやすくなるように工夫してください。
日報を作成・提出するツールごとの特徴
日報を作成するにはさまざまな方法があります。手軽なノートや専用の冊子を採用している企業もあれば、手書きではなくオフィスソフトに入力するように指示している企業もあるでしょう。日報を作成、提出するためのツールごとにメリットとデメリットをまとめました。
| メリット | デメリット | |
| エクセル・ワード | 無料のテンプレートをダウンロードできる 仕事でも使うことが多い |
慣れるまでは使いにくいことがある 共有するためには他のツールが必要 |
| メール | 低コストで始められる 使い慣れているため簡単 |
他のメールと紛れ込みやすい 1対1の関係になりやすく情報共有がしにくい |
| 日報システム | 日報に特化したシステムでタスクやスケジュール管理も可能 情報を一元化してナレッジを共有、蓄積することができる 社内のコミュニケーションの場として活用できる |
費用がかかる サービスごとに機能や料金体系が違うため、比較して選ばなければいけない |
エクセル(Excel)またはワード(Word)
エクセルやワードのテンプレートは無料のものも数多く提供されています。気に入った形式のテンプレートをダウンロードして日報として使うことができるでしょう。また日報のテンプレートを探しているが、使い勝手を試したいというときにも無料なので気軽にいろいろなテンプレートを試すことができます。
エクセルやワードは普段から仕事で使うツールであることもメリットです。仕事で使っているため操作になれている人も多いでしょう。また日報を書くことをきっかけにしてエクセルやワードを使うための練習をすることができます。ただし、エクセルやワードの日報を上司に提出するためには、メールや情報共有ツールを使うことになります。
メール
低コストで始められる日報としてはメールも便利です。メールアドレスさえあれば、すぐに日報を提出することができ、追加でかかる費用はありません。また使い慣れていることもメリット。メールを使った日報は直接日報の内容を記載するか、エクセルやワードのファイルを添付して提出します。メールであればいつでも提出できるため、上司の出張中や外出中でもメールを送付しておくことが可能です。
しかし、メールで日報を送ると、他の仕事のメールに紛れ込んでしまうことがあります。メールの紛失を防ぐためにも日報だけ別になるようにフォルダ分けしておくようにしてください。またメールだと日報の送り先が上司だけになりがちで情報を社内で共有したいときには不便です。
日報管理システム
日報管理システムはクラウドで日報を作成して提出できるサービスです。日報に特化したサービスなのでテンプレートも豊富で、社員それぞれの日報を一元管理することができます。情報を検索するときも、一括検索できるため大量のメールから該当の情報を探す手間がかかりません。情報は社内で共有できるため、より多くの人とコミュニケーションを取る場所としての活躍も期待できるでしょう。
また日報管理システムではタスクやスケジュール管理もできるため、管理者が部下の業務進捗や作業時間を把握しやすくなります。日報管理システムはサービスごとに搭載されている機能やかかる費用が違います。使い勝手も違うため、まずは無料体験などを利用して試してから導入することをおすすめします。
まとめ
日報の作成方法は企業ごとにいろいろな特色があります。全くテンプレートを使用していない企業から、ずっと基本的なテンプレートを使い続けている企業もあるでしょう。職種や立場によって共有しなければいけない情報や、管理が必要な項目は違います。何のために日報を記載するのかを考えて日報のテンプレートを考えてみましょう。
日報作成システムのnanotyはテレワークの増加に合わせてテレワークオプションも提供しています。これは勤務予定と実績が簡単に把握できる機能。また作業工数や作業時間を集計してグラフ化する機能もあります。
nanotyで日報を作成することによって、管理者からも部下の業務を見える化することができます。また働き方の多様化に合わせてコミュニケーションの場としても日報作成ツールを活用できるでしょう。社内掲示板機能もあるため、必要な情報を一瞬で共有することが可能です。
nanotyは14日間の無料体験で機能を体験できるので、日報の導入を検討している企業、今までの日報の運用を見直したい企業は試してみるようおすすめします。
