[活用事例] テレワーク社員の予定・実績管理

活用事例


株式会社サンロフト
社員数:54名
URL:https://www.sunloft.co.jp/

テレワーク社員の予定と実績が分かる日報へ

nanotyを運営している株式会社サンロフト(以下サンロフト)では、クラウド型日報システムnanotyを社内に導入し15年以上になります。
今年(2020年)から大きく日報の付け方に変化が起きたのが、コロナ渦中に始まったテレワーク時の日報提出です。

これまでは同じオフィスで働き、周りを見渡せばだれがどんな仕事をしていたかすぐに把握ができましたが、全社でテレワークを実施すると、お互いがどんな仕事をしているのかが日報の実績報告でしか把握できなくなってしまいました。
今日お互いがどんな仕事を予定しているのか分からないため、無駄に連絡を入れてしまったり、確認が遅れてしまったりと、改善しなければならない点がいくつも出てきました。
こうした課題を解決するために、もともと共有型の日報としてnanotyを活用していましたが、テレワーク社員は業務の終わりに日報を書くだけでなく、業務の開始に予定を書くように変更し、お互いがどんな仕事を予定しているのかnanotyで共有できるように変えていきました。

その日の勤務形態が分かることで連絡もスムーズに

会社に出勤する社員、テレワークをする社員、休みの社員など、社員の勤務形態が分かるように、日報の一覧に情報が表示されるようになりました。これにより、今日は誰がテレワークをしているのか、社内にいるのかが一目で把握できるようになりました。

予定と実績以外にも、もともとnanotyに用意されていた「総括」と呼ばれる自由に1日の気づきや業務報告をまとめることのできるエリアを活用し、1日の予定の中で最も注力するものを記載したり、予定通りにいかなかった業務の原因や対策などまとめることで、振り返りもできるようになりました。
日報にはコメントも付けられるので、気になった点や気づきがあれば、社員同士がコメントでやり取りをしています。テレワーク開始当時は、家の中でどのように仕事をしているのか、お互いの情報を共有するやり取りが多かったです。

成果と予実管理

日報に予定と実績を入力しているので、管理職の社員は自分の部下の実績や成果の確認をしています。それぞれが立てた予定が、時間通りに進められているか、集計機能から確認をしています。

nanotyでは予実管理以外にも工数の実績管理もできるので、そちらも合わせてプロジェクト全体が予定通り進んでいるか、予定時間を超えていないかなども日々追いかけています。

離れていてもつながっていられるコミュニケーション

社内、テレワーク関係なく、全社員向けに情報を共有できるコミュニティと呼ばれる社内掲示板機能を活用しています。
チャットとは異なり、スレッド型となるため、リアルタイムに確認・対応するのではなく、テレワーク中の社員が手の空く時間帯にそれぞれが確認し、コメントを返すことができます。
それぞれ状況が異なるため、リアルタイム性を求めるチャット機能よりもスレッド型の方がテレワークには適していました。

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