在宅勤務を日報で見える化し時間管理をする方法

現在、在宅勤務(テレワーク)を推奨している企業が増えています。

しかし、在宅勤務(テレワーク)となると、同僚の働きぶりが見えないため、業務の進捗がわかりづらい、自宅で作業をしていると同僚の状況が把握できず、孤独感を感じるといった課題が出てきています。

また、対面コミュニケーションが取れない分、
同僚や会社への不満や不信感なども生まれやすいといった問題もあります。

ここでは、在宅勤務による時間管理や仕事の見える化問題を解決させる方法をご紹介します。

テレワークによる成果や進捗管理の把握が難しい

社員がテレワークで仕事をするようになると、
働きぶりが見えない中で進捗管理をすることになり、
時間対成果が分かりづらいという問題があります。

進捗を見える化することも重要ですが、
ある程度、社員の自己管理に委ねることも大切です。

では、どのように実績・進捗管理を行なうのが良いか、弊社の場合は、

(1)日報のコミュニケーションツール化

(2)チャットでのコミュニケーション

(3)オンラインミーティング

(4)ガントチャート作成

(5)スケジュール共有

を行い課題を解決しています。

(1)日報のコミュニケーションツール化

弊社では、15年以上前から日報システム「nanoty」を利用しており、全社員、毎日日報を書いています。
テレワークを行う社員は、始業前に今日のタスクや行動を投稿し、終業時にどれくらい達成できたのかを実績として登録する運用ルールになっています。
 
 
nanotyのテレワークオプションをリリースしました。詳細はこちら
 
 
投稿された日報は全員に共有され、「いいね!」をつけたり、コメントを付けてコミュニケーションを取ることもできます。

また、明細登録機能もあるため、何時から何時に、どの案件(お客様)のどんな作業をやったのかを細かく登録でき、案件や担当者ごとに時間の集計をすることもできます。

日報は情報共有の手段としては古典的な手法で、チャットでいいのではないかという意見も多いのですが、チャットでは情報が流れていってしまうので、データとしてストックのできる日報に改めて価値を見出しています。

テレワークが始まってから、以前の日報と比べるとうれしい変化も出ています。

日報には報告以外にも、気づきや反省、役に立ったニュースや、新しい技術に関する意見が投稿されることがありますが、日報に書かれた反省に関するフォローやアドバイスであったり、ニュースに対する意見であったりと、ひとつの日報にいくつかコメントが書かれるようになり、コミュニケーションの量が増えました

書いた人の立場からすれば、自分の日報を読んでもらえて、反応ももらえるので、孤独感がなくなり心理的安全性が高まります
読む人の立場では、「どんなことを感じながら作業をしていたのか」という気づきや、学びになります。

こうなってくると、書く人の立場としては、さらに内容を良くしようと日報への意欲も高まり、さらにコメントが増え、コミュニケーションも活発になるという良い循環が出来上がります。
日報はただの報告ツールではなく、コミュニケーションの手段として考えると、古典的な手法ではなく、現代の需要にマッチしたツールであることがお分りいただけるのではないでしょうか。

(2)チャット


SlackやGoogleハングアウト、チャットワークなどのチャットツールを導入している企業も多いかと思います。

弊社でも、オンラインミーティングのみならずチャットも活発に活用しています。
最近は細かくカテゴリーやグループを分けられることから、SlackからTwistへ乗り換えました。

チャットツールは、リアルタイムで気軽にテキストによるコミュニケーションが取れる反面、投稿が多くなり、重要なお知らせや業務の報告が流れやすく、会話の流れも後追いするのが大変になります。

業務には直接関係がないような、「休憩します」「集中しているので連絡できません」などの告知はテレワーク利用者専用のチャットルームを作って、情報を分けるようにしています。

(3)オンラインミーティング


テレワーク中の方との打ち合わせや会議は全てWeb会議サービスZoomで行なっています。

ちょっとした相談や、時には雑談や愚痴(笑)など、
チャットよりも顔を見ながら直接話をした方が良いと判断したものは、
すべてZoomで行います。

弊社では、全社員が足並みを揃えてZoomを使えるようにするために、
事前に社内で利用規約の設定や使い方の説明会やレクチャーなどをする時間を取りました。

(4)ガントチャート作成


各案件の見える化と関係者との案件の進捗状況を共有をするために、Googleスプレッドシートでガントチャートを作成しています。

ガントチャートは何気に運用していくのが大変なので、takuya0206さんが自作した「ガントチャートを自動生成するアドオン」を利用させていただき効率アップを図っています。

(5)スケジュール共有


弊社はG suiteを契約しているので、全社でGoogleカレンダーを利用しています。
人によっては全く予定を入れないという人もいますが、
テレワーク中の方は、始業前に日報ツールへ投稿した1日の予定をスケジュールにも記載します。

Webミーティングや電話ができない時間帯も記入するようにしています。

クラウド型日報システムnanotyとは?


業務日報をクラウドで管理し、 社員のコミュニケーション向上と 情報共有の活性化を主目的とした 『クラウド型の日報管理サービス』です。

毎日の作業を日単位で報告する業務日報や 社内に周知させたいことや、 ちょっとしたアイデアなどをSNS形式で 社員全員に共有できる掲示板機能などを 提供しています。

まとめ

急速なリモートワーク推進に伴い、リモートワークでの実績報告や進捗管理にお困りの企業も多いことでしょう。

そこでサンロフトでは、リモートワークの実績報告に関するお悩みや課題を解決するために、
クラウド型日報システム「nanoty」の無料相談会を行なっています。

・リモートワークを開始したけど社員の業務が把握できない
・リモートワークでも社内文化や組織力が低下することがないようにしたい
・リモートワークでも社員同士のコミュニケーションを活発にさせたい

という方はぜひ、ご相談ください!

ご相談はお問い合わせフォームか、画面右下の「吹き出しマーク」からお気軽にどうぞ!

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テレワークでの日報活用ガイドのダウンロード

クラウド型日報システム「nanoty」をテレワークで活用する際のガイドを用意しました。

概要
・テレワークの4つの課題
・テレワーク『コミュニケーション』課題
・nanotyで解決できることは?
・nanotyとは?
・nanotyの日報
・nanotyの社内掲示板(コミュニティ)
・nanotyの集計
・nanotyのサンクスポイント
・nanotyが選ばれる理由
・利用料金について

ぜひ資料をもとに、あなたの会社でも「テレワーク+日報」の導入を検討してみてくださいね。


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