【テレワークのやり方】在宅勤務を見える化し時間管理をする方法とは?


現在、全世界でコロナウイルの拡大により、
テレワークを推奨している企業が増えています。

しかし、テレワークとなると、同僚の働きぶりが見えないため、業務の進捗がわかりづらい、
自宅で作業をしていると同僚の状況が把握できず、孤独感を感じるといった課題が出てきています。

また、対面コミュニケーションが取れない分、
同僚や会社への不満や不信感なども生まれやすいといった問題もあります。

ここでは、在宅勤務による時間管理や仕事の見える化問題を解決させる方法をご紹介します。

テレワークによる成果や進捗管理の把握が難しい

社員がテレワークで仕事をするようになると、
働きぶりが見えない中で進捗管理をすることになり、
時間対成果が分かりづらいという問題があります。

進捗を見える化することも重要ですが、
ある程度、社員の自己管理に委ねることも大切です。

では、どのように進捗管理を行なうのが良いか、弊社の場合は、

・全員で共有するSNS型の日報
・チャットでのコミュニケーション
・オンラインミーティング
・ガントチャート作成
・スケジュール共有
・タスク管理

を行い課題を解決しています。

・全員で共有するSNS型の日報

始業前に今日のタスクや1日の動きを投稿します。

弊社では、自社開発の日報システム「nanoty」を利用しており、
朝に立てたタスクや行動に対して、終業時にどれくらい達成できたのかを追記することで、振り返りをすることができるようになっています。

投稿された日報は全員が見ることができ、「いいね!」をつけたり、コメントをすることもできます。

また、明細登録機能もあるため、何時から何時に、どの案件(お客様)のどんな作業をやったのかを細かく登録でき、案件や担当者ごとに時間の集計をすることもできます。
明細登録の詳細はこちら >>

・チャット

SlackやGoogleハングアウト、チャットワークなどのチャットツールを導入している企業も多いかと思います。

弊社でも、Webミーティングのみならずチャットも活発に活用しています。
最近は細かくカテゴリーやグループを分けられることから、SlackからTwistへ乗り換えました。

チャットツールは、リアルタイムで気軽にテキストによるコミュニケーションが取れる反面、投稿が多くなり、重要なお知らせや業務の報告が流れやすく、会話の流れも後追いするのが大変になります。

業務には直接関係がないような、「休憩します」「集中しているので連絡できません」などの告知はテレワーク利用者専用のチャットルームを作って、情報を分けるようにしています。

・オンラインミーティング


テレワーク中の方との打ち合わせや会議は全てWebミーティングで行なっています。

ちょっとした相談や、時には雑談や愚痴(笑)など、
チャットよりも顔を見ながら直接話をした方が良いと判断したものは、
すべてWebミーティングを行います。

弊社では、全社員が足並みを揃えてWebミーティングツールを使えるようにするために、
事前に社内で利用規約の設定や使い方のレクチャーなどをする時間を取りました。

・ガントチャート作成


各案件の見える化と関係者との案件の進捗状況を共有をするために、Googleスプレッドシートでガントチャートを作成しています。

ガントチャートは何気に運用していくのが大変なので、takuya0206さんが自作した「ガントチャートを自動生成するアドオン」を利用させていただき効率アップを図っています。

・スケジュール共有

弊社はG suiteを契約しているので、全社でGoogleカレンダーを利用しています。
人によっては全く予定を入れないという人もいますが、
テレワーク中の方は、修業前に立てた1日の予定をスケジュールにも記載します。

Webミーティングや電話ができない時間帯も記入するようにしています。

・タスク管理

弊社では、社員がそれぞれ好きなタスク管理ツールを利用していますが、
複数人で共有する必要があるタスクの場合はTrelloを利用しています。

これは、営業メンバーが共有しているタスクです。
お客様ごとに、提案状況などでリストを分けて漏れがないように管理しています。

まとめ

急速なリモートワーク推進に伴い、リモートワークでの実績報告や進捗管理にお困りの企業も多いことでしょう。

そこでサンロフトでは、リモートワークの実績報告に関するお悩みや課題を解決するために、
日報システムnanotyの無料相談会を行なっています。

・リモートワークを開始したけど社員の業務が把握できない
・リモートワークでも社内文化や組織力が低下することがないようにしたい
・リモートワークでも社員同士のコミュニケーションを活発にさせたい

という方はぜひ、ご相談ください!

ご相談は画面右下の「吹き出しマーク」からお気軽にどうぞ!
 

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