スタッフトピックス

日報って意味あるんですか?

こんにちは。
nanotyスタッフの望月です。

5月も気が付けば最終週。暑い日も続くようになりましたね・・・
これから6月に入り、梅雨の季節になってくると今度は暑さと湿気との戦いになってきそうです。今年も暑い夏が始まりそうですね。。。今のうちから体力づくりをしておきたいです。

さて、今回のトピックスですが、先日参加しましたクラウドExpoや、他のイベントで多くのお客様とお話をさせていただくと、必ずと言っていいほど今回のタイトルのような「日報って書く意味があるんですか?」という質問がされます。

今回はこの「日報を書く意味」について考えてみましょう!

日報を書く意味

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日報を書く意味は、おそらく大半の方が理解はしていると思います。
今日1日の自分の仕事内容を報告するのが「日報」ですよね。

ただ、この日報のつけ方、管理方法、社内の環境によって今回のテーマである質問が生まれることになります。

それが

日報を書くのが面倒

ということです。

早く帰りたいのに日報を書かなければいけない。この解放される瞬間を拘束する日報というイメージが強すぎて書きたくない・・・書く意味があるの?といった質問に形を変えています。特に残業が多い場合は、残業した後にさらに日報を書かなければならないという負荷・・・このように毎日蓄積される小さな負荷がこういう表現になってそうですね。

では、どうしたらこの拘束から解放されるのでしょうか。
次はそこを考えてみましょう。

予定は入れるが、日報は入れない

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みなさん、未来の予定は忘れないようにきちんとスケジュール帳やカレンダーアプリに記録しています。これは「アポの予定を忘れない」、「この日どんな作業をするのか分かるように」といった意味があると思います。

ここで疑問が生じます。

どうして同じような作業なのに、未来の予定は忘れないようにしっかりと記録しておくのに、日報は抵抗があるのでしょうか。それは日報は書いたらその後振り返らない、確認しないからではないでしょうか。書くだけ書いて、あとで確認することがないため、日報には予定入力程の価値が見いだせていないと考えられます。

ではなぜ振り返らないのか?

・スケジュール帳 ⇒ 常に持ち歩きいつでも確認できる
・カレンダーアプリ ⇒ スマホでいつでも確認できる
・日報(Excelや紙の場合) ⇒ 会社に戻らないと登録・確認ができない

これだ!!!

これまで多くの企業が日報を紙やExcelで付けていました。それ故に登録するにも、自分の書いた日報を確認するにも社内でしか確認ができませんでした。これがいつでもどこでも登録、確認ができれば日報に対する負荷はだいぶ軽減されると思いませんか?

クラウド型の日報

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多くの企業がこの課題にぶち当たり、改善をするようになってきました。これは大手企業だけでなく、中小企業でも同じです。むしろ人手不足の昨今、中小企業の方がこうした課題に直面し、業務改善の一環として日報の見直しをされることが多くなってきています。

特に今回のテーマは管理職ではなく、現場レベルでよく聞かれる質問です。

これまでと違い、

 ・隙間時間に登録できる日報
 ・いつでも指示やコメントが書ける日報
 ・いつでも確認できる日報
 ・他の社員の日報を確認できる日報

こうした身近なツールに変えていくことで、日報の考え方は大きく改善していけると思っております。また、他の社員の日報も見れることで、それぞれの社員の経験、ノウハウの共有ができるようになります。これまで自分が体験しないと知りえなかった知識が、日報から習得できるようになります。

社内で今回のテーマのような質問や不満が上がりましたら、ぜひクラウド型の日報を検討してみてはいかがでしょうか。

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ぜひこの機会に、nanotyの日報機能を体験してみてください。
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