自己の振り返りや情報の共有のために多くの職場で活用されている日報。重要性を理解しながらも日報を書くのが「めんどくさい・だるい」と考えたことは一度はあるはずです。
日報を書くのが面倒という人のために、日報を短時間で記載できる方法をまとめました。
日報をめんどくさいと感じる原因
日報をめんどくさいと思いながら書いている会社員は多いはず。しかし「どうして日報がめんどくさいと感じるのか」を考えたことはあるでしょうか。日報をめんどくさいと感じる原因について迫ってみました。
書くのに時間がかかるから
日報がめんどくさいと感じてしまう理由の一つに、日報を書くために時間が必要という点が挙げられます。日報は多くの場合、仕事の合間に書くことも難しいため、業務が終了してから一気に書きます。
一日の仕事が終わったあとは、心身共に疲れているため、効率よくテキパキ書くことが困難。めんどくさいと思う気持ちもあって、気が進まないため余計に時間がかかってしまいます。
加えて日報にかかる時間は日報を書くための時間だけではありません。
日報を提出するためだけにオフィスに戻ったり、印鑑をもらうためだけに上司を待ったりすることになるため、手間も時間も必要以上にかかっていると感じられるでしょう。
書き方と書く内容がいまいちわからないから
日報の書き方を先輩社員がしっかり教える会社もあれば、そうでない会社もあります。日報の書き方を教わったことがないという人だと「日報に何を書けばいいのかわからない、今日も一日書くことがない」と頭を抱えてしまうでしょう。
日報の書き方や書く内容を教わったことがない場合、確認者から見ても情報の取捨選択ができていない不十分な日報に仕上がっていることがあります。確認者が書き直すように差し戻したとしても、そもそも書き方について理解していなければいたずらに時間がかかるだけになってしまいます。
書いても振り返らないから
日報を書くのがめんどくさいと感じる理由の一つが、日報に書く内容が過去の情報だからという点もあります。
例えば、ミーティングや取引先のアポはスケジュール帳やカレンダーアプリ、リマインダーを使ってこまめに管理している人が多いはず。日報と同じように業務について書くのに、めんどくさいと感じることはないでしょう。
これはミーティングやアポが未来の予定だからです。未来の予定は書いておかないと忘れることもあり、業務に支障をきたすかもしれません。
しかし、日報は書いたら確認すること、振り返ることがないため、書いても役に立っているような気がしません。日報の役割が見いだせないため、余計にめんどくさく感じられてしまうのです。
紙に手書きで書かされるから
日報を紙媒体に書く会社もまだまだ多く存在するため、手書きで書くこと自体がめんどくさく感じられます。また紙媒体だとオフィスから持ち出すことが難しく、外出先で進めることができないケースもあります。
一日外回りで直帰したいのに、日報を書くためにオフィスに戻ってくるなど時間も手間も必要以上にかかってしまいます。この時代に合わない無駄の多さも日報がめんどくさく感じる理由です。
日報を書く面倒を解消する６つの方法
日報はめんどくさいけど、どうしようもないと修行のように書いている人も多いはず。どうしたら、その面倒さが解消されるのか方法をまとめました。
＜日報の面倒を解消する６つの方法＞
- 日報用テンプレートを作る
- 重要ポイントを箇条書きでまとめる
- 業務中こまめに日報用のメモをとる
- todoリストを日報に流用する
- 定期的に以前書いた日報を読み返す
- クラウド型日報管理システムの導入
日報用テンプレートを作る
日報を書くときに、まず問題となるのが「何を書くか」です。何を書けば良いのかわからないうちに、どんどん時間が経ってしまいます。
日報にスムーズに取り掛かるためには、事前に日報用テンプレートを作っておきましょう。テンプレートを作っておけば、テンプレートに沿って記入していくだけなので、悩む時間を節約することができます。
さらに日報を確認する立場からも、情報があちらこちらに散らばって整理されていない日報よりもテンプレートで分けられた状態のほうが内容の確認、前日との比較も容易になります。
テンプレートを作る場合は、どのような項目が必要か先輩や上司に確認して擦り合わせしておきましょう。
重要ポイントを箇条書きでまとめる
日報もビジネス文書です。より無駄なく見やすいようにスッキリとまとめるようにしてください。日報を見やすくするには箇条書きで簡潔にまとめてみましょう。
「業務内容」や「業務の結果」、「今後の改善策」のように項目分けするだけで見る側から評価しやすくなります。確認する側が何を伝えようとしているかぱっと見てわかるような形式が理想です。
業務中こまめに日報用のメモをとる
日報を前にして書く内容が思いつかないという人は、日報を書く時間を業務終了後だけと思い込んでいないでしょうか。日報は業務終了時に一気に書く人が多いかもしれません。しかし、日報を書くための下準備は業務をしながら進めることができます。
例えば業務と業務の節目に「業務内容」の項目に、実際に行った業務を記載していきます。イレギュラーな業務も発生の都度書き足していくと、業務終了時には日報の業務内容の項目は完成しているはずです。
業務に際しての疑問や気づき、改善点は思いついても業務終了時には忘れてしまうことがあります。こまめに日報用のメモを取るようにしておけば、忘れることなく日報に反映させることができるでしょう。
Todoリストを日報に流用する
日報を書くベースとして活用できるのがTodoリストです。いつも書いている「明日の予定」や「Todoリスト」をコピペして、そのまま日報に貼り付けてみましょう。貼り付けた内容を日報用に少し肉付けしてください。
Todoリストは箇条書きなっていることが多いので、こまかな業務内容や解決しなければいけない課題、改善策などをプラスすると日報らしい体裁が整います。
定期的に以前書いた日報を読み返す
日報に前向きに取り組むためには自身の動機付けも重要になります。日報を書いて終わりにしてしまうと、意味がないものに感じられて機械的に書いてしまいます。その結果、日報がどんどんめんどくさくなってしまうでしょう。
日報を書くことに前向きになるには、定期的に振り返る時間を作って成長を確認するタイミングを作ることが大切。目標を掲げ、それに向けて業務を遂行するために振り返りは不可欠です。
振り返ることでPDCAサイクルを回せば自身の成長にもつながります。記載するときもPDCAを意識して記入すると、振り返った時に課題発見や業務改善につながりやすく自己の成長のきっかけになるでしょう。
クラウド型日報管理システムの導入を
日報を書くめんどくささを解消するためにはシステム面での見直しも必要です。紙ベースの日報をクラウド型日報管理システムに移行するだけで、多くのめんどくささの原因を取り除くことができます。
クラウド型日報管理システム「nanoty」で作成した日報は社内で共有されて閲覧者表示されます。nanotyはスマートフォンからの更新可能なので、現在日報が手書きで社内でしか書けないといった人も、いつでもどこでも日報を記入して提出できるようになります。
また検索やコメントも可能なので、単なる業務報告だけでなく、社内のコミュニケーションツールとして活用することもできるでしょう。反応がすぐにわかるので、日報を書くことも目的を持って楽しめるようになります。
日報のめんどくささは書く側だけではなく、確認者や管理者にとっての課題でもあります。機会があればクラウド型日報管理システムの導入も打診してみましょう。
日報嫌いを克服して日々の業務を改善しよう
日報のめんどくささは日報というシステムや書き方に問題があります。日報は自分の状態を知り、課題を見出すためのツール。
会社員にとって、課題に対して解決策を考えて、実行、解決することは常に行わなければならない行動です。そのための振り返りツールとしても日報は役立ちます。
「日報＝めんどくさい」というイメージを持ってしまうと、そこから脱却することが難しくなります。日報を成長につながるものとして上手に活用するためにも、日報との付き合い方を見直してみましょう。
