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「日報を書いてて気がづいたら定時を過ぎていた…」
「この時間って残業代、出るのかな？」
多くの人が経験する定時後の日報作成。けれどその時間、ちゃんと労働時間として扱われているでしょうか？

結論から言えば、日報作成は業務の一環＝残業代の対象となるケースがほとんどです。今回は、知らないと損する残業の考え方とサービス残業を防ぐためにできる対策をご紹介します。

「日報は残業に含まれない」と思っている方へ

日報は業務の最後にまとめて書くことが多いでしょう。
さて、この日報作成時間は労働時間として扱われるのでしょうか。
労働者として勤務時間の扱いについて把握しておきましょう。

会社の指示で書いているなら、当然“労働時間”です

日報作成が会社や上司の指示によるものであれば、定時後であっても労働時間としてカウントされます。
仮に「タイムカードを先に押してから書いて」と言われていても、指揮命令のもとにある限り、その時間は労働時間に該当します。

労働時間は「1分単位」でカウントされます

「たった5分だから…」と見逃しがちですが、労働基準法では1分でも時間外労働は残業扱い。会社の運用として15分単位や30分単位で切り捨てている場合、それは違法となる恐れがあります。

残業代や労働時間に関しては、慣例的に掃除や日報が業務時間外になっているケースがあるかもしれません。
労働問題に発展する可能性もあるので、早い段階で労働基準法にのっとってルール化するようおすすめします。

派遣社員も例外ではありません

派遣社員の場合、契約先の職場で業務をしてから、登録している派遣会社向けの報告書類や業務日報を作成する場合があります。
この場合は、派遣会社が派遣社員の労働時間管理をおこなうため、報告書や日報を作成する時間も、労働時間としてカウントされるべきです。

現在は、在宅作業やクラウドでの日報作成も一般的になっており、場所を問わず「業務の一部」として作業していれば労働時間に該当します。

知らなかったでは済まされない、残業の基礎知識

残業は会社によって扱いが異なる場合があります。
みなし残業を採用している会社もあるでしょう。しかし、どういった場合に残業となり残業代が発生するのか理解していますか。
残業の基礎知識を知っておきましょう▼

1日8時間、週40時間を超えたら「残業」

残業とは、決められた労働時間を超えて働くこと。
労働時間には2種類あり、1つは法律で決められた「法定労働時間（1日8時間・週40時間）」、もう1つは雇用契約などで決める「所定労働時間」です。

多くの企業では、所定労働時間＝法定労働時間と設定していますが、シフト制や短時間勤務など、柔軟な勤務体系を取っているケースも増えています。

重要なのは、法定労働時間（8時間/40時間）を超えると「時間外労働＝残業」となるということ。
この時間を超えて働いた分には、残業代が発生します。

残業代＝基本給の1.25倍以上！

法定労働時間を超えて働いた場合、通常の賃金に割増率を上乗せした「割増賃金」を支払う必要があります。
例えば時給が1,000円なら、残業時は1.25倍の1,250円が支払われるのが原則。

深夜（22:00〜翌5:00）や休日、月60時間を超える長時間残業などはさらに割増率が上がります。

※ただし、所定労働時間を超えても法定労働時間内であれば割り増しはありません。

指示があれば“持ち帰り”も残業になる

「掃除は残業じゃない」「日報は勤務時間外に書いて」と言われたとしても、上司や会社からの“指示”があれば、それは立派な業務＝労働時間とみなされます。

たとえば、業務後に報告書を自宅で書くよう指示された場合も、その作業時間は残業としてカウントされるべき時間です。
このように「指揮命令下にあるかどうか」が労働時間と認められるかの大きな判断基準になります。

サービス残業を防ぐにはどうすればいい？

日報に“働いた時間”を明記する

日報を書く際には、その日の勤務時間、残業時間、作業内容をしっかり記録しましょう。記録があれば、後から見直す・証拠として使うことができます。

「勤務していた」「指示命令下にあった」を証明するには業務日報が強力な証拠になります。誰の指示でどのような仕事をしていたか、何時まで働いていたかを記述しておきましょう。

実際にあった「日報が証拠になった」ケース

日報に残っていた残業時間の記録が給与明細と一致せず、裁判で未払い残業代の支払いが認められた事例があります。
このように日報は自分の“働いた証拠”にもなり得るのです。

働いた分の対価を正しくもらうために

何気なく見過ごしてしまいがちな残業時間。しかし、その1分1秒も大切な「労働」です。曖昧な管理を続けると、気づかないうちにサービス残業が積み重なってしまうかもしれません。

「たかが日報」と軽視せず、日報はあなたが働いた“証拠”であり、トラブルを防ぐ
“保険”でもあります。
労働時間の適正化と業務効率アップのためにも、正確な日報管理と、便利なツールの導入が鍵になります。

nanotyなら、残業の見える化もラクラク

サービス残業の温床をなくすには現場だけでなく管理側の意識改革も欠かせません。

日報管理システム「nanoty（ナノティ）」なら、

・日報が1分単位で記録できる
・外出先やスマホからも記入できる
・上司と部下のやりとりもコメント機能で効率化
・工数集計や業務負荷を見える化
・労働時間が見えることで業務負担を軽減

良い環境で働きより高い生産性を目指すためには労働時間の適正化は欠かせません。
残業の見える化と効率化で、働き方を見直す第一歩になります。