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定時後の日報作成は残業?時間外労働の不利益を防ぐ方法

ペンを持ち悩む女性
業務の締めくくりとして書くことが多い日報。日報がなかなか書けずに帰社が遅れる人もいるかもしれません。決まっている定時を過ぎてから日報を作成した場合、日報の作成時間は残業代の対象になるのでしょうか。残業や時間外労働を防ぐためにできることをまとめました。

時間外の日報作成は残業代が支給される

コーヒーとパソコン
日報は業務の最後にまとめて書くことが多いでしょう。しかし、気になるのが日報を記入している分の時間の扱いです。日報の記入は労働時間として扱われるのでしょうか。労働者として勤務時間の扱いについて知っておきましょう。

会社指示ならきちんと残業代を請求できる

会社や上司の指示で日報を作成している場合、日報を書いている時間は労働時間として扱われます。そのため、会社は日報を書いている時間にも、勤務時間内として給料を支払わなければいけません。業務時間が終わってタイムカードを切ってから日報を書いている場合も、日報を書いている時間も本来は労働時間とみなされるため注意が必要です。

また就業規則や口頭で日報を書いている時間は業務時間外であると、会社側から説明されているかもしれません。すでに説明されていたり、就業規則に記載されていたりするケースでも客観的に見て指揮命令下にある場合は、業務時間内として残業代を受け取ることができます。

1分単位で残業代が支払われる

業務終了後、「5分程度なら…」と軽い気持ちで日報作成や掃除をする人もいるかもしれません。しかし、労働補基準法では原則として1分でも法定労働時間より長く働けば労働時間とみなされて残業代が発生します。

例えば残業代が15分刻み、5分刻みの会社もあるかもしれませんが、厳密に言えばこれも違法にあたります。さらに業務時間内に仕事が終わらずに持ち帰りした場合も、自宅での作業時間が労働時間になります。

残業代や労働時間に関しては、慣例的に掃除や日報が業務時間外になっているケースもあるかもしれません。労働問題に発展する可能性もあるので早い段階で労働基準法にのっとってルール化するようにおすすめします。

正社員でも派遣社員でも同じ

残業の扱いや残業になった場合の対応は正社員でも派遣社員でも変わりません。派遣社員の場合、契約先の職場で業務をしてから、登録している派遣会社向けの報告書類や業務日報を作成する場合があります。

この場合でも派遣社員の労働時間管理をおこなうのは派遣会社の責任になるため、義務である報告書類や業務日報の作成時間も労働として扱われます。

派遣社員が書類を持ち帰って自宅で作成、派遣会社に提出して給料が算出される場合であっても、自宅で作業した時間は指揮命令下にあるため賃金を支払わなければいけません。正確な時間計算が難しい場合は、報告のプロセス自体を見直すようにおすすめします。

残業の基礎知識

案内する女性
残業は会社によって扱いが違っている場合があります。みなし残業を採用している会社もあるでしょう。しかし、どういった場合に残業となり残業代が発生するのか理解しているでしょうか。残業の基礎知識を紹介します。

1日8時間、週40時間超で残業代が支払われる

残業は決められた労働時間を越えて働くことを意味しています。労働時間という時には法定労働時間と所定労働時間があり、法定労働時間とは労働基準法によって定められた労働時間です。法定労働時間は「1日8時間、週40時間」と決められています。

一方で所定労働時間とは労使間の雇用契約によって定められた時間です。これは契約で決めるものですが、多くの場合は法定労働時間同じ「1日8時間、週40時間」としている会社が多いでしょう。ただし、労働時間は1日8時間で週5日間と決まっているわけではありません。7時間勤務で4日間やシフト制等変則的な労働時間も認められています。時間外労働とは法定労働時間を越えた時間を指し、法定労働時間を越えた分に残業代が支払われます。

残業代は賃金が割増しされる

労働基準法では法定労働時間を越えて働いた場合には、通常賃金に一定量率で割増しをした割増賃金を支払わなければならないと定めています。一般的に残業代という場合はこの割増賃金をプラスした賃金を指すことが多いでしょう。ただし、所定労働時間を超えても法定労働時間内であれば割り増しはありません。

割増賃金は通常の賃金の1.25倍です。つまり時給が1000円で法定労働時間を越えると割増賃金で時給1250円となります。また労働時間に合わせて各種の手当てが法で定められています。法定労働時間を越えて、かつ深夜である場合には割増率を足すことになります。以下にまとめているので確認しておきましょう。

時間 割増率
時間外労働

(所定時間外法定時間内労働)

1日8時間、週40時間以内 割り増し無し
時間外労働(法定時間外)  1日8時間、週40時間超 1.25倍
1ヶ月に60時間超の時間外労働

※ 中小事業主は2023年3月31日までは適用が猶予

月60時間を超える時間外労働 1.5倍
法定休日労働 法定休日の労働時間 1.35倍
深夜労働 22:00~5:00の労働時間 +0.25倍
時間外労働+深夜労働 時間外労働+深夜労働の時間 1.5倍(1.25倍+0.25倍)
法定休日労働 + 深夜労働 休日労働+深夜労働の時間 1.6倍(1.35倍+0.25倍)

 

会社から指示された業務は基本的に残業の対象

残業代が問題になる際、労働時間になるのかどうかが曖昧になっている場合もあります。例えば掃除や報告業務、持ち帰りの仕事など残業と考えて良いのかわからないこともあるでしょう。

法律上で明確に規定されているわけではありませんが、判例では使用者の指揮命令下に置かれているかどうかが労働時間の判断基準としています。例えば上司の指示を受け自宅で報告書を書いた場合は指揮命令下と言えるでしょう。それが指揮命令下にあるかどうかは業務との関連性も含めて、それぞれの事案によって判断しなければいけません。

サービス残業を防ぐためにやるべきこと

メモを書くオフィスレディ
サービス残業はどれだけ増えても直接的に自分の利益になるわけではありません。まずはサービス残業をしないこと、法定労働時間を越えた部分は労働基準法に則って残業代を請求することを考えてください。サービス残業を防ぐためにできることを紹介します。

日報には残業時間を記載する

正当な権利として残業代を受け取るためには、まず自分の雇用契約や就業規則、給与明細を確認して実際の労働時間と照らし合わせます。残業代がもらえるかどうかを左右するのが、残業時間の証明となるものです。例えば正確に記録したタイムカードや勤務簿が証拠になる場合もあります。

勤務していた、指示命令下にあったことを証明するには業務日報が強力な証拠になります。
誰の指示でどのような仕事をしていたか、何時まで働いていたかを記述しておきましょう。メールで業務日報を送る場合もそのメールが証拠になります。メールの内容にもそれが業務指示の日報であることを記載してください。

日報を証拠に残業代を請求できた事例

判例では日報を証拠として残業代の請求が認められたものもあります。このケースでは日報に記載していた残業時間と給料明細に記載された残業時間が一致していないことが、残業代の計算が不正確だと気付くきっかけになりました。

判例では日報に記載された残業代を元に未払いの残業代を計算して請求し、交渉の結果として残業代の支払いで合意に至っています。このケースでは日報という証拠がしっかり手元に残っていたことが交渉を進めるために優位に働きました。労働問題では、客観的に業務時間や業務内容がわかる証拠を残すことが大切です。証拠の有無が結果に大きく影響するので、日ごろから注意して記録を残しておきましょう。

日報システムなら1分単位で業務時間を計算

残業を正確に計算するのであれば日報システムも便利です。日報システムnanotyは1分単位で作業時間や作業工数を記録してくれます。これは社員が自分で労働時間を把握するために使えるだけでなく、管理職が部下の労働時間、仕事の工数を知るためにも便利なシステム。

部下がどのような仕事をしているのか見た目だけではわかりません。nanotyであれば業務負荷を数値化、グラフ化できるのでビジュアルでもわかりやすく部下の仕事量を把握できます。それを参考に仕事の割り振りや労働時間の適正化を図ることもできます。また重複や無駄のない指示ができるようになることで、工程数を減らして効率化することもできるでしょう。

まとめ

ビジネスがうまくいく
良い環境で働くため、より高い生産性を目指すためには労働時間の適正化は欠かせません。労働者側も今は業務時間であるかどうかを意識することによって、よりプライベートとメリハリをつけて業務に向かうことができます。

nanotyは日報ツールとして日報を作成する負担、入力する時間を削減できるツールです。また労働時間の管理や仕事の見える化にも役立ちます。遠隔地から日報を提出することもできるので、出先や外出先からもすぐに報告できるなど業務効率化にも貢献するでしょう。

サービス残業を減らすためには、業務時間を正確に把握するとともに無駄な業務を減らして効率化することも大切です。残業を削減して働きやすい環境を整えるためにもnanotyの利用を検討してください。

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