営業社員として入社してから、初めて営業日報を書くように言われた人は多いはずです。しかし、営業日報の書き方を習う機会はあまりありません。営業日報の書き方から記入の目的まで、これから営業日報を書く人に必要な情報をまとめました。

営業日報とは

業務の効率化、目標達成のためのツールとして活用されている営業日報。営業日報を何の目的もなく記入していると、ただの面倒な書類に過ぎません。しかし、その目的を知れば営業日報を使った大きな成長も期待できます。営業日報を書く目的について知っておきましょう。

営業マンのための日報

営業日報は、営業報告書とも呼ばれる報告種類の一つです。営業職社員が、1日の業務内容の記録からどのような成果が上がったかまで、上司に報告できるように記載します。営業社員は基本的に少人数で自分の仕事に打ち込みます。上司が部下の業務を把握できるように、日々の活動内容や業務の進捗状況を報告するのが営業日報です。

営業日報の提出の仕方やフォーマットはさまざまあります。手書きで紙提出の営業日報から、エクセルに記入したり、メールに添付したりする営業日報もあるでしょう。また、近年使い勝手の良さから導入が進んでいるのがクラウド型営業日報ツールです。

営業日報の目的

営業日報は部下の管理のためだけに記入を義務付けられていると感じてしまっているかもしれません。しかし、営業日報には業務の把握以上に多くの目的があります。どのような目的があるのか上司目線と部下目線に分けてまとめました。

上司にとっての目的

上司にとっての営業日報の目的は、まず業務の情報管理です。営業担当者の稼働数や成果、さらには部門全体の進捗率を、営業日報を使って把握しています。
上司である営業管理者は、部下や業務の状態を把握することによって目標達成のために必要な課題や部下の評価、さらに情報共有による組織レベル向上を目指しているのです。

管理者として必要に応じて部下のフォローやアドバイスをすることも、上司の大切な仕事です。加えて営業担当者にはそれぞれノウハウがあります。それを営業日報から集めて全体に共有することでナレッジを蓄積できるのです。情報共有することによって組織全体のレベルアップを図ることができます。

部下にとっての目的

部下にとっての営業日報は、その日の稼働数や成果をアウトプットして上司に報告するためのツールです。会社として、顧客の動向や目標への進捗のように共有すべき内容を営業日報に記載します。

また、部下にとっての営業日報はそれ以上の意味があります。自分の成果をアウトプットすることで客観的に評価する振り返りツールとして営業日報は役立ちます。営業日報を書き続けて、半年、1年後に見直すと、自分の成長を確認したり、自分の成功パターンを分析したりできるでしょう。
営業日報を書くことによって、1日の行動や成果を見直せるため、より改善した行動を目指すことが可能。自分の役割や課題を見つめなおすことも、営業日報の大きな目的です。

営業日報の必要性

営業日報は書くための時間もかかるため、廃止している企業もないわけではありません。営業日報に割く時間を、営業日報を書くために会社に戻るといった手間をなくすための試みです。

営業日報の廃止は一見合理的に感じられ、営業の生産性を上げそうな印象を抱くかもしれません。しかし、残念ながら営業日報を書かなくなった会社では、上司が部下の持つ必要な情報を把握できない、部下が上司に相談する方法が減るといった悪影響を及ぼしました。

もちろん、惰性で書いている、面倒で誰も見ないような営業日報はなくしても問題ないかもしれません。しかし、必要な情報がまとまった営業日報は組織の情報共有や生産性向上に貢献します。営業日報の手間や時間を抑えるためには、営業日報の運用方法や提出方法を見直しても良いでしょう。

営業日報の書き方・作り方

いきなり営業日報を書くように指示されて、どうすれば良いのかと考えている人もいるでしょう。ここでは、営業日報の書き方や作り方について説明します。基本的なパターンを紹介するので、使いやすいようにアレンジして利用してください。

営業日報に必要な項目

営業日報に必要な項目は以下のものです。

営業内容

業務の内容は必ず営業日報に記載します。できるだけ具体的に、どこで誰と何をしたかを書くようにしてください。まずは時系列順に1日のスケジュールを書いて、下に補足をプラスしても良いでしょう。

成果

営業日報には、業務に対しての成果も書きましょう。どのような成果が得られたのか、逆に思った成果が出なかった場合にも、対応策や見通しを書きます。成果を書くことで目標への意識が生まれ、所感の記入もスムーズになります。

所感

営業活動で得られた知見や反省点は所感として記載します。次にステップアップするためにどのような行動が必要か、できるだけ具体的に記載してください。

翌日の目標

仕事の振り返りや所感から、次の日にどのような行動をするか具体的に記載します。数字が出る仕事であれば数字を記載すると達成したかどうかもわかりやすくなります。

営業日報のサンプル・例文

ここからは実際にどのような内容を記載すればいいのか、サンプルを紹介します。

【営業日報】 【日時】6月9日 【報告者名】○○　○○ 【内容】 9:30 A社訪問第一回目。当社システムの導入に関しては意欲的であるものの、使用感に難色を示している。次回、開発部門のスタッフと訪問させていただくように依頼して返事待ち。 13:30 B社引き継ぎのため、法人部田中さんと動向。B社は競合他社も検討している、コストカットを検討しているとのこと。当社でも早期に対応が必要と考える。 【成果】 A社に関しては次回にプレゼンの機会を頂けるように段取り中。 B社は引き継ぎ挨拶のみなので、次回提案について要検討。 【所感】 実際にサービスを使っている方からは、自社製品について良い評価をいただくものの、他社と差別化できるような決定打が足りないと感じた。営業スキル、プレゼンも改善していきたい。 【翌日の目標】 A社次回プレゼンに向けて、開発部と打ち合わせ。 営業スキルの向上のために先輩社員の○○さんと同行予定。

 

営業日報用テンプレート

そのまま使える営業日報用のエクセルテンプレートを用意しました。以下のファイルをダウンロードしてご自由にお使いください。

「営業日報テンプレート」ダウンロードはこちら＞＞

営業日報を成長につなげるには？

営業日報はいわれるがままに記載しても、成長にはつながりません。営業日報を成長につなげるにはどうすればよいのでしょうか。

上司のコメントを改善に役立てる

営業日報は上司やチームのメンバーが確認します。フィードバックやコメントがあれば、次の目標に活かせるようにしてください。自分の課題が何なのか、どこを効率化できるのかといった視点は上司や先輩のほうがわかっています。

必要に応じて質問や相談してみてください。どこを改善したいのかを伝えてアドバイスをもらうようにすると、コミュニケーションも活発化します。

箇条書きを効果的に使用して読み返しやすくする

営業日報は、内容はもちろん見やすさも重要です。上司もダラダラと書かれているよりも、箇条書きでまとめられていた方がぱっと見て内容が把握しやすく、適切にフィードバックできます。

箇条書きにすると自分で過去の営業日報を見直す場合にも、すぐに必要な情報を見つけやすくなります。項目に分けたり、数値化したり、見やすい書き方を見つけてください。

数値のごまかしは絶対にバレるのでご法度

働いていないのに、営業日報上では働いているようにするといったごまかしは絶対に避けてください。

営業日報は積み重ねた情報なので、日報や報告との整合性がなくなりバレてしまいます。また、せっかくの営業日報を自身の振り返りではなくごまかしのために使っては、将来的な成長も期待できません。自分のため、会社のためには一切良いことがないと考えてください。

営業日報の管理はクラウドツールがおすすめ

営業日報は組織の業績や効率性の上昇、さらに人材の育成にも貢献するツールです。ただし、文を書くのが面倒くさい、社内で確認するのが大変といった意見も聞かれます。

そのような場合は、いつでもすぐに記入、確認ができるクラウド型の営業日報ツールを使ってみてください。営業日報ツールを使うことで、手間や面倒くささがなくなれば、記入しやすくなり効果も高まります。