週報は多くの仕事で取り入れられています。しかし、週報の書き方を習ったことはあるでしょうか。なんとなく雰囲気で書いている人も多い報告書類。どうしてそれを書くのか、求められている内容はなにか、報告書類を書く上で知っておきたいことをまとめました。すぐにでも週報をブラッシュアップする方法を紹介します。
週報を書く目的・意味とは？
週報を書くときに、その目的を意識したことはあるでしょうか。週報を単なる仕事の報告と考えるのは間違いです。週報の使い方次第で、自分のスキルや課題を伝えたり、モチベーションアップしたりできます。週報の目的を確認しておきましょう。
業務の進捗状況の共有と整理
週報を書くときに、絶対に欠かせないのが業務の進捗報告です。管理職である上司は部下の仕事を把握、管理しなければいけません。しかし、上司という立場は多くの部下を管理しなければならないため、部下一人ひとりを完璧にチェックするのは不可能です。
そこで、週報を使って業務の進捗がどうなっているのかを確認します。もしも、進捗の遅れが出れば、早い段階で対策することも上司の仕事です。
週報は受け取る側だけでなく、記入する側にもメリットがあります。週報の作成は仕事の振り返りにも使えます。時間をおいて自分の仕事を見直すことによって、改善点や課題に気が付きます。自分の仕事を客観的に評価して改善することもできるでしょう。
改善点を設定して翌週に改善できたかを見直すようにすれば、着実な成長が期待できます。
個々が抱える課題の解決
週報は時系列で業務の進捗や課題を把握できるツールです。例えば、トラブルが起きた時に課題が大きくなるか、徐々に解決するかといった方向性をみることもできるでしょう。
週報を活用すれば、仕事で得られた情報やノウハウを共有できます。上司が読んで重要と感じた情報をチームのメンバーに共有したり、相互共有が可能なツールを使ったりできます。週報を使い続けることでナレッジが蓄積されれば、業務の効率化や生産性向上も可能です。
社員の育成とモチベーションアップ
週報を記入することは、毎週の成果を文書に残すことを意味しています。どうしてこのようになったのか、どの時点で対策すべきだったのかと週報を記入する過程で振り返ります。
このような業務を振り返るクセは、分析力を養うトレーニングで身につけることもありますが、週報であれば習慣的にトレーニング可能です。成長には自己と成果を分析するスキルは欠かせません。
さらに上司にとっても週報は部下を分析できるツールです。どのようなスキルが必要なのかを週報も使って見つけ出して、必要な指導と教育をおこないます。部下のモチベーションを引き出すコメントで、スキルとやる気の両方を向上させられるでしょう。
目標の管理
週報は将来のための目標管理に使われます。週報を使って目標が達成できているかどうか、どの程度足りないのかを管理できます。
週報は単なる業務報告書類ではありません。自分がどのような課題を抱えているのか、組織の目標がどこにあるのかを確認するために使われます。組織の目標に対して、自分がどうなれば貢献できるのかを考えることで、自分の役割を見直すこともできるでしょう。
勘違いされがちですが、週報は提出することだけを目的にした書類ではなく、自己と組織の成長のための手段です。週報を書くときには、どのような目標を掲げているのかを意識してください。
週報の書き方【例文・サンプル】
週報は、業種や業態によって形式が違います。ここでは基本的な週報の書き方をまとめました。例文やサンプルもあるので、週報に困っている人は活用してください。
週報に必要な項目
部署や仕事の内容によって週報に必要な項目は違います。一般的には、次の項目が必要です。まずはどのような項目があるのか知っておきましょう。
・日付
後から見返すことを考えても、日付は絶対に必要です。また形式によっては作成者や部署名といった基本情報も求められます。
・計画（PLAN）
週の目標、業務内容のベースとして計画を記載します。週報で書くものなので、具体的に計画通りにできたか、すぐに結果がわかるようなものを記載しましょう。
・業務内容（DO）
業務内容は計画に対して、実際にどのような業務をしたのかを記載します。書き方によっても違います。どのようにおこなったのか、どの程度の時間がかかったのかを詳細に記入します。慣れない間は時系列で記入すると書きやすいでしょう。
・成果や結果（CHECK）
目標を元に行動してどのような結果になったのかを記載します。良かった点、疑問点をはっきりと記載してください。成果に対して、どうしてその結果になったのかという視点も重要です。
・所感やフィードバック（ACTION）
計画や業務内容に対する成果を踏まえて、所感やフィードバックをおこないます。行動の中で気が付いたこと、課題とその対策を記載します。
所感やフィードバックを記載するときに大切なのが、感想文にはしないことです。次の目標か(PLAN)につながるような内容を意識してください。
週報のフォーマットとサンプル
週報はPLAN、DO、CHECK、ACTIONのサイクルと回すことを意識して記載します。週報のフォーマットとサンプルを紹介します。
| 3月1日〜5日（3月第1週）業務報告
【今週の目標】 4月1日の商品企画会議のためにニーズ把握と業者選定 【目標の達成率】 90％ ニーズについて、各社問い合わせ済み 業者については返事待ちもあるが、期日までには確定できる見込み（~3月8日まで） 【課題と対策】 【来週の目標】 週報は時系列順に書いていく方法と、おこなった業務をまとめて書く方法があります。慣れないうちは、小まめにメモを残して時系列順に書いたほうが簡単でしょう。また曖昧な内容にならないように具体的な期日や達成率を数値化する方法もあります。 |
週報を上手に書くポイント
週報はコツを掴めばすぐにでもブラッシュアップできます。週報を上手に書くポイントをまとめました。
成果や目標の達成度について書く
週報を上手に書く方法は、業務内容の記載だけでなく一歩踏み込むことです。業務でどのような成果があったか、達成できたのかを理由を含めて書きます。達成できた場合もできなかった場合も、その原因を分析しましょう。
一歩踏み込んだ内容を書くように意識すると、業務内容の洗い出しや改善にも役立ちます。
今後の目標を記入する
成果を記載したら、目標も記入しましょう。成果と課題に対してどのような目標、業務計画を立てたかを知らせることで、計画や視点に齟齬がないかをチェックできます。
上司は部下の新しい目標を知って、長期的、組織で見た時に必要なアクションやアドバイスをおこなえるでしょう。
提出前に一度セルフチェック
週報に限らずに、提出する書類は提出前に自分でチェックするようにしてください。初歩的なことですが、日付等記載漏れはないか、誤字脱字はないか、読みやすいかどうかを確認しましょう。
特に数字や固有名詞は正確に記載されているかどうかを入念にチェックしてください。
メールで週報を送る場合のポイント
メールで送る場合には、週報のメールだとわかるようにしてください。「名前+週間業務報告」といった件名を使います。メールにファイルを添付する場合も直接打ち込む場合にも、必ず挨拶と自分の署名を記載します。
週報のエクセルテンプレート
週報に使えるエクセルテンプレートを2種類用意しました。下記からダウンロードできますのでご自由にお使いください。
基本のテンプレート
基本のシンプルなテンプレートです。適宜必要な項目を足してお使いください。
エンジニア向けテンプレート
エンジニアの人向けの週報テンプレートです。日付ではなく、業務ベースで進捗や次週の予定を書き込めるようになっています。
日報・週報はクラウド管理で無駄を排除
日報や週報は一から手書きで作るよりも、あらかじめテンプレートがあるほうが書きやすくなります。手書きに日報や週報だと社内でしか記載できず、上司のチェックも手間がかかります。
日報や週報を社内で手書きする手間をなくし、効率化を図るのであればクラウド日報ツールを利用しましょう。メンバー内でのコミュニケーションを活発化したり、ファイルを添付できたりと多種多様な機能が成長を後押ししてくれます。
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