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日報を新入社員に教える時に意識したい3つのこと

こんにちは。nanoty運営スタッフの鈴木です。

みなさんの会社に、社内ルールや決まりごとはありますか? 

自分たちが普段あたりまえに行っていることを、だれかに伝えるというのは意外とむずかしいです。

新入社員や中途入社など、新しく入ってきた仲間に伝えるとき
どんなステップをふんでいけばいいのか、日報という社内文化を例に考えてみます。

なぜ、新入社員は求められている日報が書けないのか

できないことには理由があります。
知らない・できない 相手に対して、何を・どのように 伝えていけばいいのか。

┃日報の存在を伝えよう

みなさんは、日報の存在を知っていましたか?
多くの方は会社に勤めるようになってから、出会うのではないでしょうか。
日報を経験したことのない人が、日報を書いてみようとすると

・なんのために書くものかわからない
・どうやって書けばいいのかわからない

おそらく、こんな壁にぶつかります。
当たり前のように書いている人間からすると、その大事な部分を自然と省略して考えているかもしれません。
まずは、日報の存在を伝えることから始めるのがよさそうです。

┃「日報」と「日記」の違い

日報から連想されるものとして、浮かんできそうなものといえば日記。
どちらかといえば、その方が経験者は多いでしょう。
みんな知っているであろう「日記」との違いを示してみると

日報とは?

「毎日行う報告」
<参照>コトバンク https://kotobank.jp/word/%E6%97%A5%E5%A0%B1-592371

日記とは?

「日々の出来事や行動を記録したもの」
<参照>コトバンク https://kotobank.jp/word/%E6%97%A5%E8%A8%98-109796

どちらも、日々のことであるという点においては違いありませんが
やはりひとつ言えるのは、日報には「報告」の要素が含まれてくるということ。
日報を書く上で大事な要素でありながら、知らないままで求められているものは書けません。
面倒に感じるかもしれませんが、まずはここから足並みをそろえていくことが必要です。

┃自社にとっての日報とは

日報の存在を知ってもらったところで、次に必要なのは「自社にとっての日報」を伝えること。
一般的な日報と根本的なことが同じであっても、運用を考えると異なる部分はあります。
求められている日報を、書き手自身に理解してもらうことが必要です。

・どんなことが求められているのか
・どんな風に書いてほしいのか

日報は毎日書くものなので、日々の労力は最小限に抑えたいものです。
ただ「伝えた」だけでは意味がなく、相手に理解してもらわないと意味がありません。
その後のスムーズな運用を考え、最初にきちんと理解してもらった上で始めましょう。

新入社員に日報の例を示すとき、意識したい3つのこと

言葉で伝えるのと併せて、お手本として先輩社員の日報を示すとわかりやすいです。
視覚的に捉えることで、より理解も深まります。
その際に、どんな点を意識して示せばいいのか確認していきましょう。

┃読みやすさ

読み手がいる以上は、相手のことも考えて書くのが理想的です。
わかりやすく、だれにでも意識できるものとして文字数や改行があります。

・1文が、だらだらと長い
 ⇒ できるだけ簡潔に(箇条書きを用いるのもよい)

・文字が敷き詰まっている
 ⇒ 適度な改行をすることで、余白をつくれる

たった、これだけのことを意識するだけでも
日報にかかる時間(書く時間・読む時間)を減らすことができます。

┃報告する内容

日報に「報告」の要素が含まれてくることはわかりましたが
報告する必要性を感じなければ、報告するという行動に結びつきません。

・報連相の必要性
 ⇒ まずは、報告する必要性を示す

・報告すべきことは何か
 ⇒ 必要な報連相をするために、共通の認識をもつ

報連相は、日頃の生活から意識しておきたいことですので
共通の認識をもっておけば安心です。

┃フィードバック

しっかりと見てもらえる、それは書き手のモチベーションに欠かせないものです。
どうせ読まれていない、そんな想いが書かない要因につながることもあります。

・日報に対するリアクション
 ⇒ コメントによるフィードバックなど、読んでいる姿勢を示す

・評価の対象
 ⇒ 日報(報告)も評価の対象である

報告の中には、社員のSOSが潜んでいる可能性もありますので
直接、言葉を交わすことができなくても社員の異変に気づけるチャンスです。

まとめ

「これだけは知っておきたい!新入社員に日報を教えるコツ」というテーマのもと
お送りしてきましたが、簡単におさらいしておきます。

◆なぜ、新入社員は求められている日報が書けないのか
まず、日報や自社の日報についてしっかりと理解してもらうことが必要。
その上で、書き手が求められているもの、つまり読み手が求めているものを理解してもらうこと。

◆新入社員に日報の例を示すとき、意識したい3つのこと
・書き手 → 読みやすさ
・読み手 → フィードバック
・お互い → 報告する内容(共通認識)
それぞれを、お互いに意識することで効果的な運用ができる。

今回は、日報という社内文化を例に考えてみましたが
根本的な部分では、同じことが言えますよね。
常に「相手」を意識することを、お互いが忘れずにいることで
より一層、働きやすくなるのではないでしょうか。

報告以外の面においても、日報の活用方法はあります。
ぜひ、参考にしてみてくださいね。

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