こんにちは！
nanoty運営事務局です٩(ˊᗜˋ*)و
毎日記入する日報。振り返りや情報共有のために欠かせないものですが、数が増えると「どうやって保管すればいいの？」という悩みも生まれます。
実は、日報にも法律上の保管ルールがあり、ただ何となく保管しているだけでは不十分なんです。
日報の法的な保管期間と、業務効率を上げるためのスマートな管理方法についてわかりやすく解説していきます。
法律で決まっている！日報の保管期間は「3年間」
会社が作成する書類には、法律で保管期間が定められているものが多くあります。
業務日報や社内会議の記録もその一つ。法律ではこれらの文書を3年間保管する義務があります。
たとえば、労働基準法や金融商品取引法などに基づき、以下のような文書も同じく3年間の保存が義務付けられています。
・業務日報・軽易な契約書類（記録日から3年）
・労働者名簿・雇用関係書類（退職日から3年）
・労災関係書類（完結日から3年） など
企業では法律に定められた期間書類を保存し、提出を求められたときにはすぐに提出できるようにしておかなければいけません。
社内でルールを設け、保存期間・保存方法・破棄のタイミングを一元管理することが重要です。
紙の山から解放される！保管・管理の4つの工夫
1.細分化しすぎないファイル管理
カテゴリ分けが細かすぎると、かえって探すのが大変に。
検索性の高いデジタル管理で、ざっくりとした分類に抑えるのがポイントです。
2.保管期間を明確にして処分
法律で保存が必要な期間をすぎた日報は、随時破棄を。
紙でもデータでも放置すればスペースを圧迫します。適切なタイミングで整理・削除しましょう。
3.定期的な棚卸を行う
書類の棚卸を年1〜2回実施して、「残すもの」「捨てるもの」を選別。
法律上必要な書類は確実に保存し、不要なデータを削減すれば探しやすさもアップします。
4.できるだけ電子化する
ペーパーレス化は、スペース削減・検索性向上・テレワーク対応などの面で大きな効果を発揮。特に日報のように毎日発生する業務は電子化が効果的です。
また、ペーパーレスを推進することで、紙での回覧や印鑑もなくすことができます。
さらに書類の保存先をクラウド上にすれば、外出先やテレワーク中でも書類を探すことができるため、業務効率アップに加え社員が多様な働き方を選択しやすくなります。
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日報は“書くだけ”じゃない。システム導入で変わる3つの価値
①チーム内の情報共有がスムーズに
クラウド型日報管理システム「nanoty（ナノティ）」なら、日報をリアルタイムで共有でき、閲覧範囲の制限も自在。
部署単位・役職単位での管理が簡単になります。
②管管理・集計がラクにできる
クラウド型日報管理システム「nanoty（ナノティ）」には、テンプレート機能や集計機能があり、報告の抜け漏れを防ぎながら、作業時間や工数も自動で見える化。
負担を減らしつつ、マネジメントにも役立ちます。
③モチベーションを高める機能も搭載
クラウド型日報管理システム「nanoty（ナノティ）」なら、日報にリアクションやコメントを送ったり、感謝の気持ちを「サンクスポイント」で伝えることで、社員同士の関係構築にも活用できます。
コミュニケーションの活性化は、チーム力の底上げにもつながります。
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法的にも、効率的にも。日報は“見える化”して管理すべき
日報は、ただの「業務報告書」ではありません。
法令遵守の面でも重要ですし、うまく活用すればチームの成長やコミュニケーション、業務の効率化にも直結します。
保管方法や運用ルールがあいまいなままだと、せっかくの日報も「意味のない書類」に。
nanotyのような日報管理システムを導入することで、日報の価値は大きく変わります。手間を減らし、業務を前に進めるためにも、日報の電子化とクラウド管理を検討してみませんか？
