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日報・週報(月報)の違いとは?上司が評価する作成方法も伝授します

上司とチーム
日報を毎日書いているけれど、何のために書くのか疑問に思ったことはないでしょうか。他に週報もあり、書き分けが難しいと感じる人もいるはずです。そして日報も週報も上司に提出するため評価される内容を書きたいもの。ここでは日報と週報の違いや上司から評価される日報・週報の書き方を紹介します。

日報と週報の役割・目的とそれぞれの違い

考える女性
日々の業務で日報と週報をわざわざ分けて記入するのは、それぞれ目的が異なるからです。それぞれの定期と目的を知り、適切な内容を書いて活用しましょう。

日報とは1日を時間単位で振り返る細かい報告書

日報とは毎日の業務内容を報告する書類で、その日の業務で何があったかを報告する方法です。多くの企業が活用する日報は、1日だけと短いスパンで評価する書類のため、日々の業務を細かく振り返ることができます。企業により書き方は異なりますが、時間単位で何を行ったかを書き込むのが一般的です。

日報はその日について細かい振り返りができるため、業務の中での失敗や成功から課題を発見しどうすれば良いかの対策に役立ちます。そして意見や疑問も日報に書くようにすると、職場内でのコミュニケーションにもつながる書類です。

週報とは中期スパンで業務成果を分析する書類

週報は日報よりも長めの中期的なスパンで業務報告をする書類です。具体的には、前の週に決めた目標をどの程度達成しているかをチェックし記録します。そして1か月の業務目標に対して週ごとの達成度を把握することで、効率的な業務の遂行が目指せます。

あくまでその週の報告を書く書類であり、ある1日のみのことを書かず大まかに週全体について書くことがポイントです。

両者は上司が書かせる目的が異なる

日報は1日どのような業務を行ったか詳しく書いて報告するため、上司は部下の仕事内容を把握し間違いがないか確認し、必要があれば修正したいと考えています。新入社員など入社したばかりの部下に書かせることが多く、業務に慣れて問題なく進められるまでは日報を書く指示を出します。

一方週報は日報よりも大まかな業務の進捗状況を書くため、多くの場合1日ごとの詳しい業務は心配がなくなってきた部下が対象になります。これまで上司からは日報の指示だったけれど週報に切り替わったのなら、仕事がある程度身についたと思われているでしょう。

日報と週報で書く内容を変えるべき?

日報も週報もその期間に起きたことを書く書類であり、書き方は同じで構いません。扱うスパンに違いがあるため、ひとつひとつの出来事をどこまで詳細に書くかが変わってきます。書く内容が同じならどちらかだけで良いと思いがちですが、日報と週報を併せて使いこなすと良い効果を期待できます。

日報のメリットはその日の業務が正しく行われたか細かく確認できること、週報のメリットはその月の達成目標に対してどこまで進捗しているかがわかることです。そのため両方の情報がそろえば精査がしやすく、1か月などさらに長いスパンでのチェックにも役立ちます。

日報と週報の使い分け

日報も週報も書くのは面倒と感じるかもしれませんが、どちらもバランスよく書くと情報の活用がしやすく成長につながります。例えば日報と週報を活用するには、まず週末になったら週報に翌週の予定を立てます。次の週が始まってからは、週報を参考に1日ごとの予定を設定しそれに対してどれだけ達成したかと、業務での改善点を日報に書きます。

そして一週間が終わった週末には週報でその週の目的に対する達成度を確認し、その次の週の目標を立てる使い方を繰り返すと日報と週報の両方が活用できます。こうすることで毎日の短期的な確認と一週間の中期的な確認ができ、業務の効率化やスピードアップにも役立ちます。

日報や週報と月報の違いとは?

月報とはその月の初めに立てた目標に対し、その月が終わるとき達成できたかを記録する報告書です。月報は週報のように中期的なスパンでのPDCAに使いますが、1か月分の内容をまとめるため記録に時間がかかると言われます。

まとめることが大変でも振り返って月報を作成すると、日報・週報と併せてその月の目標を検証できます。もし達成できなかったときは改善策を立て、翌月の目標づくりに役立つ資料になります。このサイクルを繰り返すと業績アップが期待できるでしょう。

日報・週報作成の基本とコツ

ポイントを教える女性
作成しておくと業務の効率化やスピードアップに役立つ日報・週報ですが、正しい作成の仕方はあるでしょうか。ここでは日報・週報で必ず書いておくべき内容を紹介します。

必ず記載すべき内容

日報・週報を書くときに欠かせないことは、実際の業務内容と実績・良かった点・改善や反省点・翌日や翌週の目標です。それぞれの書き方や書く理由を紹介しますが、もし書き方が分からないと感じれば、日報・週報のテンプレートを活用する方法もあります。

実際に行った業務内容

その日やその週に実際行った業務内容を具体的で簡潔に記録します。箇条書きにすると上司が読んだときに情報が伝わりやすいです。項目として、訪問先や訪問場所、訪問の目的・具体的な業務内容の詳細・業務内容の進捗率があります。何をどのくらい取り組み、どれくらいできたかを報告します。

ポイントは仕事内容と単純な感想をあげるだけではなく、業務について考察した結果も併せて書きます。そして翌日や翌週に役立つ記録が目的のため、今日や今週を元に次回の業務につながる書き方をします。

良かった点・頑張った点

その日やその週の取り組みで自分の成長を実感しモチベーションを高めるためにも、良かった点を意識的に書いておきます。書き慣れず思い浮かばないうちは、何をどれだけ学んだかを考えると見つけやすくなります。良かった点を日報や週報へ書いておく理由は業務の向上と加えて、上司へのアピールにもなるためです。

上司は部下のそばで常に仕事ぶりを観察するわけではないため、何をどのように行った結果良かったかを詳しく書きます。その日のうちに良かった点が見つかった場合は日報に、週を通して取り組んだ結果良かった点は週報に記すと伝えやすいでしょう。それに達成できた点とその理由を書いておくと、上司からさらに効率の良い方法を教えてもらえるかもしれません。

改善点・反省点

改善点や反省点をつけ続けると次の予定を組みやすくなり、自身の成長にもつながります。これらの点について書くときは、ただ「直したい」「悪かった」など感想で終わらせず、何が悪かったか、どうすれば改善するかの対策までを記入しましょう。

この書き方を繰り返すうちに課題や目標を見つけやすくなり、業績アップに役立ちます。課題を見つけて目標を立てる、改善点や反省点を見つけて対策を立てられるとアピールできれば上司からの評価を期待できるでしょう。日報や週報は感想文ではなくビジネス文書であると忘れないことです。

もし改善策が思いつかず困ったときは、上司に相談して答えを見つける方法もあります。

明日の目標

短いスパンの目標があるとモチベーションを高めやすいため、その日の業務の終わりには翌日の目標に基づいた予定を立てます。週報の場合も同様に、翌週前向きに取り組めるよう週末に目標と予定を作りましょう。そして翌週の目標を考えるときは月報を参考にして、1週辺りの進捗率を目標にする決め方もあります。

明日の目標がそれまでを真似ただけのものでなく、状況に応じて立てたものであればモチベーションが上がっていると上司にアピールできます。逆にいつも同じような目標を立てているとモチベーションが下がっているのではと、心配をかけるでしょう。

読みやすくなる工夫を心がける

新入社員はもちろん、自分が抱える部下の仕事状況を正確に把握したいと上司は考えています。ですが上司が逐一業務をチェックできないため、日報・週報の提出を求めます。日報・週報を書くことは自分の振り返りや改善に役立つだけでなく、上司からの評価対象でもあるため、上司が読んでわかりやすい書き方が必要です。

箇条書きを使う

業績を評価できる内容であっても、読みにくいと上司は負担に感じます。そのため、上司へ提出する日報・週報は箇条書きの形式をとりましょう。一目でどんなことが書いてあるか把握しやすい箇条書きは、忙しい上司も仕事の合間に確認がしやすく喜ばれます

初めにテンプレートを用意すると形式が整いやすく、上司も目を通しやすくなります。上司や会社から提供されたテンプレートがなければ、インターネット上にあるものを使いましょう。例えばエンジニア向けなど業務に合わせたテンプレートがあるため、使いたいテンプレートを上司に確認してもらってから取り入れると安心です。

そして内容は要点が伝わりやすい5W1Hを心がけて書きましょう。取組内容や進捗率など具体的な数値を使って記すと分かりやすくなります。

5W1Hで具体的に書く

5W1H とは、Who(だれが)・When(いつ)・Where(どこで)・What(なにを)・Why(なぜ)・How(どのように)のそれぞれの頭文字をとったビジネスフレームワークです。あらゆる要素をひとつずつ書くとわかりにくくなりがちですが、5W1Hを心がけて文にすると状況を簡潔に伝えやすくなります

情報が具体的かつ端的に結論へ導けるため、忙しく複雑なビジネスの現場で取り入れられている方法です。新入社員が初めて日報を書くときも5W1Hを心がけて記録すると、ビジネススキルを身につけることにもなります。

Who(だれが) 私が
When(いつ) 今日
Where(どこで) 会社で
What(なにを) 資料を
Why(なぜ) 会議のために
How(どのように) 数値データをわかりやすくまとめた

必要ないことは書かず要点のみをまとめる

日報・週報は業務に関係のある内容を、5W1Hを用いて簡潔にまとめます。書くことが思いつかないからと自分のプライべートな内容など、関係のないことは書かないようにしましょう。ただし、慣れてきたら業務内容についての反省や改善策の記入に限らず、会社に対する考えを書くのもおすすめです。

例えば仕事で起きたことに対して自分で仮説を立て、それに対する解決策をあげます。もちろんまだ仕事に対して経験が浅いため、間違っていても構いません。仕事について考えている様子が日報から見られると、考えて業務を遂行していると上司は把握し評価します。

大切な部分、読んで欲しい部分は強調する

簡潔で分かりやすい文章を心がけつつ、重要事項はアンダーラインを引く、マーカーで塗るなどして重要な部分を目立たせます。その部分もできるだけ絞り込むことがポイントです。多忙な上司の場合、日報や週報のチェックすら難しい場合があります。そのときでもぱっと見て重要事項を把握できれば、業務の進捗状況をとらえやすく、見やすい日報を書く部下との評価が得られるはずです。

しかし目立たせれば日報や週報での報告で良いわけではなく、トラブルの対処のように緊急性のある内容は口頭ですぐに上司へ伝えましょう。スピーディーに対処をしたあと、追加情報があれば日報・週報に書いて上司へ報告を行います。

効率的に書くためにテンプレートを活用する

会社で用意された日報・週報のテンプレートがなく自分で探さなくてはならないとき、初めなら戸惑ってしまいます。そんなときは日報管理システム「nanoty」がおすすめです。nanotyはクラウド化された日報で、インターネット接続のあるパソコンやスマートフォンから使えるサービスです。

クラウドサービスのため自社でサーバの準備やソフトのインストール、サーバ管理者を置く必要がありません。日報・週報に記入するためわざわざ会社へ行く必要もなくなります。そしてSNS感覚で親しみやすいつくりが特徴で、操作もシンプルなため新入社員も扱いやすいサービスです。SNSでのコミュニケーションが問題なくできれば、使いやすい日報テンプレートと言えます。

>日報用テンプレートで時短に!今すぐ使えるひな形をご紹介

日報と週報の違いまとめ

女性の新入社員
新入社員は最初に上司から日報・週報を書く指示を出されることが多いため、その違いを正しく把握して適切な内容を書きましょう。簡単に言うと、日々の業務の詳細やその改善点を記す日報、週ごとの進捗率や目的を記すのが週報です。

そして日報・週報にはあったことと感想だけを書かず、改善策まで加えておきます。業務に対して考えられる人材を上司は評価するため、簡潔にわかりやすく報告と考えを記入するとアピールになります。もし日報・週報の書き方に悩んだらテンプレートを使うと分かりやすく、インターネットを使ったクラウドタイプの日報を活用する企業も増えています。

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