こんにちは！
nanoty運営事務局です٩(ˊᗜˋ*)و
皆さんは、会社で書く“日報”が何を目的にしているのかご存知ですか？
「とりあえず決まりだから書いている（書かせている）」という方も多いのではないでしょうか。
そんなとりあえずの“日報”を、学びと成長を生む仕組みに変えるため、日報を通して起こる“変化”と、成長を促す書き方、そして続けるためのポイントをご紹介します。
日報とは？
日報とは、部下が上司に1日の業務内容や所感を報告するものです。
上司は日報を通じて、部下の業務状況や進捗を把握し、部署内の情報共有や目標達成に役立てます。
提出形式は企業によってさまざまで、クラウドツール・チャット・手書き・Excelなど多様ですが、形は違っても日々の業務を振り返り改善や成長につなげるという目的は共通しています。
上手に活用できれば、個人の成長だけでなく、チームや組織全体の効率化にもつながります。
日報を書く目的と意味
日報を書いていて「何のためにこれを書いているのだろう？」「書いても意味がないのに」と感じたことはないでしょうか。
実は日報は単なる報告ではなく、とても大切な目的や意味があるのです。
日報を書く目的とは？
ずばり、個人の成長と企業の生産性向上です。
日々の業務を具体的に記録することで、課題や改善点が見えてきます。
上司はその内容からメンバーの悩みや問題を把握し、チーム全体の改善につなげることができます。
また、業務の抜け漏れをチェックしたり、タスク管理を行ったり、間違った方向に進んでいないか確認すること大切な目的の1つなのです。
書き手にとっても、1日の振り返りを通して自分の行動を客観的に見直し、上司からのコメントで次の一手を考えるきっかけになります。
こうしたやり取りの積み重ねが、自然とPDCAサイクルを生み出し、着実な成長を促すのです。
日報の意味とは？
日報は、有効活用すれば個人の成長から企業全体の生産性向上まで促せるツールです。
一方で、課題や学びを考えずに「今日やったこと」だけを並べる日報や、上司からのフィードバックがない日報は形だけの報告になってしまい、本来の役割を果たさない意味のない日報になってしまいます。
日報は“書くこと”自体が目的ではなく、振り返りを通じて次の行動をより良くするためのツール。
チーム全体でその意義を共有し、成長につながる日報文化を育てていくことが大切です。
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日報を書くメリット
日報を「業務命令だから」と惰性で書いている人も少なくありません。
しかし、日報には仕事をスムーズに進め、チーム全体を成長させる多くのメリットがあります！
自身の成長につながる
日報を書くことで1日の行動を振り返り、仕事の進め方や課題を客観的に見直すことができます。
振り返りを通じて「何が良かったか」「何を改善すべきか」を考えることで、問題解決力や業務改善の意識が高まり、よりよいパフォーマンスにつながります。
さらに、翌日の目標や改善策を記載することで、自然とPDCAサイクルが回り、成長を実感しやすくなるでしょう。
- Plan…目標を立てる
- Do…業務を実行する
- Check…業務を振り返り改善点を見つける
- Action…改善策を考える
コミュニケーションの機会が増える
日報は自分の考えをアウトプットし、フィードバックを得る場でもあります。
上司はもちろん、部署全体で日報が共有されていれば、他メンバーとの相互理解や信頼関係づくりにもつながります。
特にリモート勤務などで直接話す機会が減っている今、日報は気持ちや意見を伝える貴重なツールなのです。さらに、口下手な人でも文章を通して自分の考えを表現できるため、安心してコミュニケーションを取ることができます。
チーム全体の業務効率化
日報を通じてメンバー同士が業務内容やノウハウを共有することで、属人化を防ぎ、チーム全体の生産性が上がります。
また、上司はメンバーの進捗や課題を早期に把握でき、適切なフォローやスケジュール調整が可能に。これにより、チームとして目標達成への最適なアプローチが取れるようになります。
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日報の書き方のコツ
日報にたくさんのメリットがあるのはおわかりいただけたと思います。
しかし…毎日の日報はどうしても「面倒」「書くことがない」と感じる日もあるもの。
効率よく書けて実りのある日報にするための工夫も必要です。
いくつかコツをご紹介します。
1.テンプレートを活用する
あらかじめ書く項目を決めたテンプレートを活用すると圧倒的に書きやすくなり、管理する側も内容を把握しやすくなります。
テンプレートは職種や部署によって最適な形式が異なりますが、一般的な項目は次通りです▼
今日の目標
その日意識したい行動・成果を明確にする
→ 課題や問題点を浮き彫りにするため目標設定は大切
業務内容
時系列または箇条書きで、所要時間も記載すると◎
→ 所要時間を記載することで、効率や生産性を把握しやすくなる
成果・達成率
具体的な数字や成果物でまとめる
→ できる範囲で具体的に記載
良かった点・頑張った点
なぜ良かったのかを分析視点で書く
→ 感想ではなく、どうしてその結果になったのかが大切
改善点・課題点・学んだこと
次に活かせる気づきを整理
→ 上司や先輩からフィードバックしてもらうこと
客観的な視点で自己分析を繰り返すことで成長
明日の目標
反省点を踏まえ、具体的な行動目標を立てる
→ より目的意識がはっきりした目標を立てる
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2.感想ではなく「所感」を書く
日報がただの報告や感想で終わってしまうと、学びにつながりません。
ただ「難しかった」と書くのではなく、「〇〇が原因で難しく感じた。次回は△△を意識して取り組みたい」というように、原因と次の行動まで言語化しましょう。
所感を書くことで、自分の思考が整理され、次の成長につながります。
3.簡潔に、伝わる文章を意識する
長い日報は情報量が多く見えても、要点がつかみにくいものです。
箇条書きや短文で整理し、一読で要点が伝わるようにまとめることを意識しましょう。
「何を伝えたいのか」「どんな気づきがあったのか」を明確にすることで、読む側にとっても分かりやすく、コメントも返しやすくなります。
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日報の活用方法とコメントのコツ
日報は書き手だけでなく、読み手である上司にとっても重要なツールです。
書き手である部下は、せっかく書いた日報にフィードバックや反応が欲しいと感じる一方、読み手である上司は、「どんなコメントをすればいいのかわからない」と悩む方も多いです。
ここでは、日報の活用方法やコメントのコツをご紹介します▼
部下とのコミュニケーションツールとして活用
管理職になると、プレイヤーとしての能力だけでなくマネジメントの能力も必要になります。
特に部下の育成や状況の把握は管理職にとって大切な業務。日報は、部下と向き合うための貴重なコミュニケーションの場なのです。
特に、普段あまり話す機会がないメンバーや、本音を口に出しづらいタイプの社員にとって、日報は気持ちを伝える大切なチャンネルになります。
上司はその内容を通じて、仕事への考え方や悩みを把握し、適切にサポートしていくことが求められます。
日々のやり取りの中で、1人ひとりと向き合い「どんな成長を期待しているのか」「組織にどう貢献してほしいのか」を伝えるようにしましょう。
モチベーションを高めるコメント
上司の言動は部下のモチベーションに大きく影響を与えます。
「頑張り」や「良かった点」を見つけて言葉にすることで、部下は“見てもらえている”と感じ、前向きになります。
ところが、部下が自分で良かった、頑張ったと感じている点すべてに気付けるとは限りません。
そこで、日報に「良かった点・頑張った点」という項目を設けておくと、部下の頑張りを漏らすことなく知ることができます。きちんと評価し、感謝や労いを伝えるコメントを積極的に返すことで、信頼関係を深め、部下のモチベーションアップにもつながります。
個別のフォローで信頼関係を築く
リモート勤務や外出が多い環境では、日常的な声かけが難しい場合もあります。
そうしたときこそ、日報のコメントを通じて個別にメッセージを伝えましょう。
質問や悩みに具体的なアドバイスを返すことで、信頼関係が構築され自発的な成長意欲が生まれます。
小さなコメントの積み重ねが、強い信頼関係と前向きな職場文化をつくります。
部下の行動や頑張りを評価し、成長を後押ししましょう。
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日報を管理するツール選び
日報の管理方法は多様ですが、やり方次第では「書くこと」より「集めて管理すること」に時間がかかってしまう場合もあります。
ここでは代表的なツールの特徴とメリット・デメリットを整理し、自社に合った続けやすい方法や効果的な方法を比較検討してみてください▼
日報管理システム（クラウド型）
クラウド上で日報を作成・管理できるシステム。
スマホやタブレットからもアクセスでき、いつでもどこからでも日報の記入・確認が可能です。
また、工数集計や社内掲示板などの機能が備えられているシステムもあり、労務やスケジュール管理、社内コミュニケーションとしても活用できます。
メリット
・高機能で業務全体の効率化が図れる
・システムごと搭載機能が違うため、自社にあったツールを選べる
・日報に特化しているため「あったらうれしい機能」も多数搭載
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デメリット
・導入や利用にコストがかかる
・システムごと料金が異なるため調べる必要がある
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チャットツール
チャット形式で日報を投稿し、コメントをやり取りする方法。
SlackやChatworkなどを利用して、日報専用ルームを設けることも可能です。
メリット
・手軽に投稿・コメントができ、企業によっては日常業務と同じツールで完結
・テンプレートのコピペで入力の時短
デメリット
・メッセージが流れやすく、後から見返しにくい
・集計や数値化ができない
・中長期的な育成ツールには向いていない
グループウェア
スケジュール管理やタスク共有など、多機能な業務支援ツール。
個人だけでなくチームでのスケジュールやタスク管理が可能な上、メッセージ機能もあり。また、外出先からでも日報の提出・確認ができます。
メリット
・情報共有～文書管理までワークフローを一元化でき、業務効率が向上
・ペーパーレスや検索性の高さも利点
デメリット
・機能が多すぎて使いこなせないケースがある
・導入コストがかかる
Excel・Googleスプレッドシート
最も導入しやすい方法で、既存のフォーマットをそのまま利用可能。
フォーマットを用意しておけば、報告者がテキストや数値を入れ込むかたちで日報が完成します。ExcelやGoogleスプレッドシートは日常業務でも使う機会が多いため、使い慣れている方が多いでしょう。
メリット
・コストがかからず、誰でも扱いやすい
・初期導入がスムーズ
デメリット
・ファイルが増えると管理が煩雑になる
・長期的な知識の蓄積や育成ツールでの活用は不向き
紙媒体
最も手軽に始められる方法。
メリット
・PC操作が苦手な人でも導入しやすい
・コストがかからない
デメリット
・共有、検索、集計に不便
・リモート勤務や外出先からの提出に不向き
・紛失や情報漏洩のリスクが高い
日報を上手に活用してチームも自分も成長させよう
日報は、書く側にとっては自分を成長させる学びのツールであり、読む側にとってはチームを導くマネジメントの武器です。
日報という仕組みそのものが、組織の改善サイクルを生み出す優れたシステムだといえるでしょう。
もし今まで紙やExcelで日報を管理していたなら、クラウド型の日報システムを取り入れることで記録や集計の手間を減らし、本来の業務に時間を使えるようになります。運用を見直すだけで、社内のコミュニケーションが活発になり、チーム全体の成長にもつながるはずです。
優れたツールだからこそ、いろいろな方法から自社に合ったツールを検討してみましょう。
